Банк экспертных заключений

Ответ:

В рассматриваемой ситуации, по нашему мнению, авансовый отчет на приобретение ТМЦ должен сдать начальник отдела - лицо, на имя которого оформлена именная корпоративная карта.

Обоснование:

Расчетная (дебетовая) карта как электронное средство платежа используется для совершения операций ее держателем в пределах расходного лимита - суммы денежных средств клиента, находящихся на его банковском счете, и (или) кредита, предоставляемого кредитной организацией - эмитентом клиенту при недостаточности или отсутствии на банковском счете денежных средств (овердрафт). Как правило, корпоративные карты выпускаются на имя руководителя организации или иного работника, которые будут их использовать (п. п. 1.5, 2.5 гл. 1 Положения Банка России от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием» (далее - Положение № 266-П)).

При выдаче платежной карты, совершении операций с использованием платежной карты кредитная организация обязана идентифицировать ее держателя в соответствии со ст. 7 Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма (п. 1.14 Положения № 266-П).

Под корпоративной картой на практике понимается банковская карта, привязанная к счету самой организации и предназначенная для оплаты расходов, связанных с предпринимательской деятельностью, например представительских, транспортных расходов, по закупке материалов и пр.

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ»О бухгалтерском учете»).Предоставление авансового отчета закреплено за сотрудником законодательно в частности  для отчета по подотчетным суммам, полученным наличными. При этом, подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.  (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»).

Авансовый отчет можно представлять по унифицированной форме № АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. Указанная форма составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии (Указания по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма № АО-1), утв. указанным Постановлением от 01.08.2001 № 55).

Исходя из условий рассматриваемого вопроса сотрудник организации (начальник отдела), за которым закреплена именная корпоративная карта, передал ее своему подчиненному (работнику отдела) для приобретения ТМЦ для организации.

Полагаем, что в рассматриваемой ситуации начальник отдела, несмотря на то, что он лично не совершал покупку ТМЦ,  должен заполнить и сдать авансовый отчет, поскольку такая обязанность за ним должна быть закреплена по факту выдачи ему именной корпоративной карты.

Кроме того следует отметить, что в общем порядке не следует передавать именную корпоративной карты  иному лицу, поскольку если на банковской карте нанесены фамилия и имя физического лица, то только это физическое лицо имеет право использовать банковскую карту (п. 3  Письма Банка России от 02.10.2009 № 120-Т )

Таким образом в рассматриваемой ситуации авансовый отчет на приобретение ТМЦ должен сдать начальник отдела - лицо, на имя которого оформлена именная корпоративная карта, несмотря на то, что покупки совершал его подчиненный (сотрудник отдела).

Для подтверждения расходов, оплаченных корпоративной банковской картой, к авансовому отчету нужно приложите подтверждающие оплату документы (например, чеки, квитанции), которые должен предоставить сотрудник отдела.

Автор: Пшеничная Е.В.
ООО «ИК Ю-Софт» Региональный центр Сети КонсультантПлюс