Банк экспертных заключений

Ответ:

Для налога на прибыль все компенсируемые командированному сотруднику расходы должны быть документально подтверждены.

Обоснование:

При направлении сотрудника в служебную командировку работодатель должен возместить ему расходы по проезду, найму жилого помещения, суточные, а также иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя (статья 168 Трудового кодекса). Поскольку такие компенсационные выплаты осуществляются организацией в соответствии с законодательством, они учитываются при расчете налоговой базы по налогу на прибыль, не облагаются страховыми взносами и НДФЛ. При этом согласно лимитируется для налогообложения только размер суточных: страховые взносы и НДФЛ не начисляются на такие выплаты, если их сумма не превышает 700 руб. в день при командировке по территории России и 2500 руб. – по загранкомандировкам (статьи 217, 422 НК РФ). Для целей расчета налога на прибыль никаких ограничений по размеру расходов на командировки не установлено.

Однако все компенсируемые командированному сотруднику расходы должны быть документально подтверждены. При отсутствии документов, подтверждают понесенные в рамках служебной поездки затраты, выданные работнику суммы уже не могут считаться компенсационными выплатами. Поэтому произведенные выплаты нельзя учесть в расходах для налога на прибыль. Кроме того, на них необходимо начислить страховые взносы и удержать НДФЛ (письмо Минфина России от 09.02.2018 № 03-04-05/7999).

В связи с этим организация должна обратить внимание на состав документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание сотрудника в командировке. Кроме того, для признания каких-либо расходов при расчете налога на прибыль, они должны быть экономически обоснованы. 

Все первичные учетные документы для целей бухгалтерского учета и для подтверждения расходов в целях налогообложения должны быть составлены на русском языке. А документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык. Это касается, в том числе, и электронных авиабилетов. В случае выписки авиабилетов на иностранном языке организация должна перевести на русский язык реквизиты, необходимые для признания расходов, а именно: Ф.И.О. пассажира, направление, № рейса, дату вылета и стоимость билета. Перевод иной информации, не имеющей существенного значения для подтверждения произведенных расходов (например, условий применения тарифа, правил авиаперевозки, правил перевозки багажа, иной информации), не требуется (письма Минфина России от 24.03.2010 № 03−03−07/6, от 14.09.2009 № 03-03-05/170).

Согласно п. 84 приказа Минтранса России от 28.06.2007 № 82 при регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. Приобретение авиабилета само по себе не может служить подтверждением факта использования услуги воздушной перевозки (письмо Минфина России от 01.09.2016 № 03-03-07/50992).

Посадочный талон, в том числе полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре. При отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне организации нужно получить от перевозчика или его представителя справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию (письма Минфина России от 09.01.2017 № 03-03-06/1/80056, от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214, от 09.10.2017 № 03-03-06/1/65743). Такая ситуация может возникнуть, в частности, в заграничном аэропорту или если командированный работник потерял посадочный талон. Если же ни один из указанных документов не может быть предоставлен, организация вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов (письмо Минфина России от 18.12.2017 № 03-03-РЗ/84409).

Если в билете на проезд в командировку или обратно стоимость питания выделена отдельной строкой, то для целей налогообложения прибыли эти затраты не учитываются, поскольку они не отвечают критериям обоснованности, установленным статьей 252 Налогового кодекса (письмо Минфина России от 02.03.2017 г. № 03-03-07/11901). Но если стоимость дополнительных сервисных услуг включена в единую стоимость проезда в вагоне повышенной комфортности, то такие расходы признаются в целях исчисления налога на прибыль при условии выполнения прочих требований пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса (письма Минфина России от 16.06.2017 № 03-03-РЗ/37488, от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34149). Кроме того, суммы оплаты работодателем командированным сотрудникам стоимости проезда в вагонах повышенной комфортности с включенной в нее стоимостью сервисных услуг освобождаются от обложения НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 статьи 217 НК РФ, статья 422 НК РФ) (письмо Минфина России от 16.06.2017 № 03-03-РЗ/37488). К таким дополнительным услугам относится, в том числе, предоставление питания и обеспечение личной безопасности.

Аналогичные разъяснения порядка подтверждения расходов Минфин давал в отношении проезда командированных сотрудников железнодорожным транспортом. При утрате контрольного купона железнодорожного электронного проездного документа (билета) затраты согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса могут подтверждаться документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (письмо Минфина от 02.04.2014 № 03-03-РЗ/14597). Например, служебной запиской сотрудника, приказом и отчетом о командировке и т.п.

Можно учесть для целей налогообложения в составе компенсационных выплат расходы на проезд работника на такси до аэропорта и от аэропорта до города (письмо Минфина России от 04.10.2011 № 03-03-06/1/621), а также на использование такси в командировке, при условии обоснованности этих расходов и их оформления документами, соответствующими требованиям законодательства (письма Минфина России от 02.03.2017 № 03-03-07/11901, от 10.06.2016г. № 03-03-06/1/34183). В частности, водитель легкового такси обязан выдать пассажиру по окончании поездки либо кассовый чек, отпечатанный контрольно-кассовой техникой, либо квитанцию в форме бланка строгой отчетности, которая должна содержать реквизиты, установленные в Приложении 5 «Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом», утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 14.02.2009 № 112.

Расходы на проживание в гостинице должны подтверждать бланком строго отчетности. Если же сотрудник пользуется в период командировки какими-то дополнительными услугами гостиницы (например, химчистки), то такие расходы могут быть учтены для целей налогообложения только при условии их производственной направленности, экономической обоснованности и документального подтверждения. Но нельзя признать для налога на прибыль затраты на обслуживание в барах и ресторанах, на обслуживание в номере, оплату за пользование рекреационно-оздоровительными объектами ( письмо Минфина России от 23.05.2013 № 03-03-06/1/18308 ). Если же организация компенсирует сотруднику такие затраты, то на данные выплаты необходимо начислить страховые взносы и удержать с них НДФЛ.

Расходы на аренду квартиры для сотрудников организации, направляемых в командировку, включаются в состав налоговой базы по налогу на прибыль только за период, когда данное помещение фактически использовалось для проживания командированных работников. Сумма этих расходов должна быть рассчитана на основании документов, косвенно подтверждающих период проживания сотрудников в арендованном помещении. Такими документами могут являться договор аренды жилого помещения, командировочные удостоверения сотрудников, их проездные документы и др. (письмо Минфина России от 15.01.2016 г. № 03-03-07/803).

В ряде случаев у организации могут возникать дополнительные, непредвиденные расходы в связи с командировками. Например, работнику была оформлена виза для загранкомандировки. Однако поездка сорвалась из-за отмены рейса, отмены переговоров, болезни или увольнения сотрудника. Такие расходы можно учесть при расчете налога на прибыль как «прочие экономически обоснованные» (подп. 49 п. 1 ст. 264, подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ), если документально подтвердить, что запланированная поездка носила деловой характер и ее срыв обусловлен объективными причинами. Для обоснования потребуется приказ руководителя об отмене командировки с пояснением причины, по которой поездка не состоялась. К нему следует приложить копии документов, подтверждающих деловой характер поездки. Например, переписку с контрагентом, план мероприятий в командировке. Также можно приложить справку авиакомпании о том, что рейс был отменен, или справку об отмене поезда и т. д.

Автор: Сокуренко В.В.
ООО «ИК Ю-Софт» Региональный центр Сети КонсультантПлюс