Банк экспертных заключений

Ответ:

Наравне с бумажным документооборотом, организация может осуществлять хранение документов в электронном формате, но только при условии подписания документов ЭЦП и обеспечения хранения в хранилище электронных документов.

В случае, если налоговые декларации заверены ЭЦП и их хранение осуществляется в электронном хранилище, то в этом случае декларации можно не распечатывать. Если же организация не осуществляет хранение документов в электронном формате, то она обязана распечатать декларации и хранить их в течении срока согласно НК РФ на бумажном носителе.

Обоснование:

В соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ.

Согласно п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ФЗ № 125-ФЗ) государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 ФЗ № 125-ФЗ.

Понятие электронного документа раскрывается в Федеральном законе от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», пп. 11.1 ст. 2 определено, что электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Используемые во взаимоотношениях между Пользователями электронные документы, заверенные ЭЦП, являются оригиналами, имеют юридическую силу, в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации подлежат хранению в хранилище юридически значимых документов и могут использоваться в качестве доказательств в суде, а также при рассмотрении споров в досудебном порядке. (ч.3 Приказа ФНС РФ от 12.12.2006 № САЭ-3-13/848@ «О проведении опытной эксплуатации унифицированной системы приема, хранения и первичной обработки налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» (вместе с «Временным регламентом обмена электронными документами с ЭЦП по телекоммуникационным каналам связи в унифицированной системе приема, хранения и первичной обработки налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности» (далее Приказ № САЭ-3-13/848@))

При организации хранения документов коммерческие организации могут использовать порядок, определенный Основными Правилами работы архивов организации (одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). П. 1.3.4 Правил определено, что архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций - источников комплектования архивов.

Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.

Таким образом, налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. Хранение документов может быть осуществлено как на бумажном носителе, так и в электронной форме, при условии заверения ЭЦП и обеспечении хранении в хранилище электронных документов.

Автор: С.Ю. Сидоркина
ООО «ИК Ю-Софт» Региональный центр Сети КонсультантПлюс