Банк экспертных заключений

Ответ:

Учитывая изложенное полагаем, что по общему правилу суммы возмещения командировочных расходов работника не облагаются налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами. Подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами суммы суточных, превышающих 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.
В случае, если работник по возвращении из командировки не представит авансовый отчет по израсходованным суммам, то денежные средства, которые он получил, нельзя считать выплатами, произведенными для возмещения командировочных расходов и, как следствие, данные выплаты подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Обоснование:

Согласно ст. 166 Трудового Кодекса РФ (далее – ТК РФ) служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Особенности направления работников в служебные командировки определены Положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение № 749).
Согласно п. п. 10, 11 Положения № 749  работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).  Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

В п. 26 Положения № 749 установлено, что работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

В ст. 137 ТК РФ определены случаи удержания из заработной платы работника.

Согласно ч. 1 ст. 137 ТК РФ удержания из заработной платы работника могут производиться только в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами

В соответствии нормами ч. 2 ст. 137 ТК РФ удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться, в частности, для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность.

Если работник не вернул в кассу остаток неиспользованных денежных средств в срок, установленный работодателем, последний вправе удержать эту сумму из зарплаты работника (абз. 3 ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Решение об удержании невозвращенной суммы из заработной платы работника работодатель вправе принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, который был определен для возвращения аванса. Сделать это можно, только если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ч. 3 ст. 137 ТК РФ).

Из письма Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0 следует, что решение об удержании из заработной платы работника для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой, работодатель вправе принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Решения работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения, хотя унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено.

Что касается согласия работника на удержание сумм из заработной платы, следует получить его письменное согласие.

Необходимо помнить, что если работник оспаривает удержание или истек месячный срок со дня обнаружения факта излишней выплаты, в этом случае работодатель теряет право на удержание этих сумм и удержание может быть произведено только в судебном порядке.

Может сложиться ситуация, когда работник после возвращения из командировки не отчитался в срок, а организация пропустила месячный срок на удержание (ст. 248 ТК РФ). Работник отказывается возвращать подотчетные суммы. Другой работник после возврата из командировки вовремя не представил авансовый отчет. Будут ли облагаться НДФЛ и страховыми взносами не возвращенные в срок подотчетные суммы?

Для ответа на данный вопрос следует обратиться к норме, изложенной в п. 3 ст. 217 Налогового Кодекса РФ (далее – НК РФ), в соответствии с которой не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов.

В соответствии с абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Суммы суточных, превышающие размеры, установленные абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.

Таким же образом обстоят дела и с начислением страховых взносов. На основании пп. 2 п. 1 и п. 2 ст. 422 НК РФ не облагаются взносами установленные законодательством компенсационные выплаты, связанные с выполнением физлицом трудовых обязанностей. При оплате расходов на командировки работников как в пределах территории РФ, так и за пределами территории РФ, не подлежат обложению страховыми взносами суточные, предусмотренные п. 3 ст. 217 НК РФ, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.

Но чтобы окончательно поставить точку в вопросе обложения НДФЛ и страховыми взносами командировочных расходов, необходимо обратиться к письму Минфина России от 01.02.2018 № 03-04-06/5808, в котором разъясняется, что в случае непредставления работником работодателю авансового отчета об израсходованных в связи с командировкой суммах, как это требуется в соответствии с п. 26 Положения № 749, денежные средства, выданные работнику организации под отчет, не могут рассматриваться как выплаты, произведенные в возмещение командировочных расходов, соответственно, оснований для применения к полученным доходам норм п. 3 ст. 217 НК РФ  об освобождении от налогообложения сумм возмещения командировочных расходов не имеется.

Что касается страховых взносов, то позиция Минфина, изложенная в том же письме от 01.02.2018 № 03-04-06/5808 аналогична позиции, высказанной по НДФЛ.

Непредставление работником работодателю авансового отчете по израсходованным на командировку денежным средствам, является нарушением требований, установленных законодательством. В таком случае выплаты, произведенные работнику, не могут рассматриваться как возмещающие расходы в связи с командировкой и облагаются страховыми взносами.

Далее, в вышеуказанном письме, специалисты Минфина России разъясняют, что организация может принять решение о необходимости возврата работником полученных под отчет денежных средств. В случае возврата работником полученных под отчет денежных средств доходов, подлежащих налогообложению, у работника возникать не будет.

Учитывая изложенное полагаем, что по общему правилу суммы возмещения командировочных расходов работника не облагаются налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами. Подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами суммы суточных, превышающих 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

В случае, если работник по возвращении из командировки не представит авансовый отчет по израсходованным суммам, то денежные средства, которые он получил, нельзя считать выплатами, произведенными для возмещения командировочных расходов и, как следствие, данные выплаты подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Полагаем, чтобы избежать споров с проверяющими, лучше следовать разъяснениям официальных органов и начислить НДФЛ и взносы после:

• истечения месяца со дня, когда работник должен был вернуть деньги;
• прощения долга работнику.

Сделать это нужно один раз в зависимости от того, какое из этих событий произойдет раньше.

Если работник все же вернет деньги или представит авансовый отчет с подтверждающими документами, то НДФЛ и взносы можно будет пересчитать, а лишнее вернуть или зачесть.

Автор: Чернышева Л.Б
ООО «ИК Ю-Софт» Региональный центр Сети КонсультантПлюс