Банк экспертных заключений

Ответ:

Замена подлинника документа скан - копией с подписанием ЭЦП, не предусмотрена действующим законодательством и не соответствует понятию оригинала документа, как составленному на бумаге, так и в электронной форме.  Подтвердить расходы при исчислении налога на прибыль таким документом - не правомерно.

Обоснование:

Расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии их связи с деятельностью, направленной на получение дохода. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Из указанной нормы следует, что НК РФ не содержит строгого перечня документов, подтверждающих те или иные расходы для цели налогообложения прибыли, но указывает на то, что они должны соответствовать действующему законодательству (Письмо ФНС России от 17.05.2016 № АС-4-15/8657@).

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.   Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).

А действия юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей должны совершаться в простой письменной форме (ст. 153 и ст. 161 ГК РФ).

При этом подлинником документа является первый или единичный его экземпляр, что следует из п. 3.1 Национального стандарта Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

Поэтому, в случае оформления документа на бумажном носителе с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции, такой экземпляр и является подлинником.

Статья 6 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее Закон № 63-ФЗ) определяет условия, при выполнении которых электронные документы, подписанные электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.

В частности, согласно п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается документ, подписанный квалифицированной электронной подписью.

При этом электронный документ - это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Согласно Постановлению Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 № 100 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)», сканирование документа - это получение его электронного образа. Тогда как при электронном документообороте в электронном виде создаются не электронные копии бумажных документов (электронные образы), а именно оригиналы электронных документов.

Исходя из условий рассматриваемого вопроса между контрагентами электронный документооборот не применяется. Оптовый поставщик выдает документы своим покупателям только на бумаге.

Учитывая вышеизложенное в случае оформления документа на бумажном носителе с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции, такой экземпляр и является подлинником. Сканирование документа - это получение его электронного образа. Тогда как при электронном документообороте в электронном виде создаются не электронные копии бумажных документов (электронные образы), а именно оригиналы электронных документов.

Замена подлинника документа его электронным скан-образом с подписанием такого образа ЭЦП, не предусмотрена действующим законодательством и не соответствует понятию оригинала документа, как составленному на бумаге, так и в электронной форме.  Подтвердить расходы при исчислении налога на прибыль таким документом- не правомерно.

Автор: Е.В. Пшеничная
ООО «ИК Ю-Софт» Региональный центр Сети КонсультантПлюс