Банк экспертных заключений

Ответ:

К авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты уполномоченного работника, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др.

Обоснование:

Напомним, что согласно п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение № 749), работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

В законодательстве отсутствует запрет на перечисление подотчетных средств на карту.

Более того, в Письме Минфина России от 21.07.2017 № 09-01-07/46781 разъясняется, что денежные средства, выдаваемые организациями под отчет своим сотрудникам, могут перечисляться на банковские «зарплатные» карты этих сотрудников для осуществления операций, связанных: с оплатой расходов организаций по поставкам товаров; выполнению работ, оказанию услуг; с командировочными расходами; с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов.

Согласно п. 26 Положения № 749 и пп. 6.3 п. 3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

На основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией,  относятся расходы на командировки.

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме (абз. 3 п. 1 ст. 252 НК РФ).

Под документально подтвержденными расходами понимаются, в частности, затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации (абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ).

У налогоплательщиков возникает вопрос: какие документы должны быть в наличии, если работник оплатил свое проживание в гостинице не наличными, а своей банковской картой?

Одним из условий возмещения работодателем командировочных расходов работнику организации является факт осуществления затрат командированным лицом, в том числе с использованием банковской карты работника. В этом случае к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты работника, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты.

В Письме Минфина России от 06.10.2017 № 03-03-06/1/65254 чиновники главного финансового ведомства пояснили, что согласно п. 3.1 Положения Банка России от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием» при совершении операции с использованием платежной карты составляются документы на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Документ по операциям с использованием платежной карты является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служит подтверждением их совершения. Такими документами на бумажном носителе могут быть слип, квитанция электронного терминала и другие аналогичные документы, свидетельствующие о факте совершения операции.

Далее в вышеуказанном Письме чиновники Минфина РФ делают вывод о том, что документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли организаций будет являться авансовый отчет работника с приложением к нему надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих осуществленные расходы.

Аналогичные выводы изложены в Письме Минфина России от 06.04.2015 № 03-03-06/2/19106. В этом Письме чиновники отметили, что  к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты уполномоченного работника, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты.

В Письме ФНС России от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876 налоговики пояснили, что одним из условий возмещения работодателем командировочных расходов работнику организации является факт осуществления затрат командированным лицом, в том числе с использованием банковской карты работника. В этом случае к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты работника, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты.

Также в Письме ФНС России от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876 налоговики уточнили, что расходы можно признать и в ситуации, когда услуги за проживание в гостинице оплачивает не сам работник, направленный в командировку, а иное лицо с использованием своей банковской карты. Работник в дальнейшем возмещает этому лицу понесенные расходы. В такой ситуации работодатель может учесть командировочные расходы при условии представления документов, подтверждающих, что затраты понесены именно работником. В качестве подтверждения может быть предъявлена расписка того лица, банковской картой которого был оплачен счет гостиницы, или его письмо в адрес организации.

Таким образом, если  расходы командированного работника оплачены с банковской карты другого лица, в этом случае необходимо помимо документа об оплате конкретной банковской картой представить расписку ее держателя, что подотчетное лицо организации компенсировало эти деньги другому лицу − держателю карты.

До тех пор пока не будет расписки, что работник возместил все расходы держателю карты, это не будет являться расходами командированного работника.

Организация должна компенсировать расходы своего работника, а не других лиц, и, как следствие, пока нет расписки, руководитель организации имеет полное право в этой сумме не утверждать авансовые отчеты.

Если работник будет отчитываться о расходовании денег по корпоративной карте, к авансовому отчету, помимо обычных подтверждающих расходы документов (товарных накладных, чеков и т.д.), он должен приложить (Письмо Минфина России от 06.10.2017 № 03-03-06/1/65253):

• если снимал с корпоративной карты наличные деньги − квитанции банкоматов;
• если расплачивался картой через электронные терминалы − квитанции электронных терминалов (слипы).

Расходование подотчетным лицом денег с корпоративной карты также можно подтвердить банковской выпиской.

Автор: Чернышева Л.Б
ООО «ИК Ю-Софт» Региональный центр Сети КонсультантПлюс