Банк экспертных заключений
Если у Вас появились вопросы в области бухгалтерского учета, налогообложения, права или кадров и Вам нужен ответ на основании законодательной базы с ссылками на первоисточники, смело обращайтесь к нам. Опытные специалисты практики подготовят ответ с обоснованием и выводами по Вашему вопросу.
В журнале учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не осталось пустых (свободных) страниц. Как правильно оформить второй журнал учета? Надо ли переписывать содержание старого журнала (трудовые книжки работников, которые работают в организации), или необходимо работать с двумя журналами?
Ответ:
По нашему мнению, в указанной ситуации необходимо старый журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей в них пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации, проставить дату, указать общее количество записей о трудовых книжках (вкладышах) и завершить его ведение. После чего завести новый журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, при этом рекомендуем нумерацию начать заново. Переписывать данные из старого журнала не требуется.
Обоснование:
Действующее законодательство не содержит требований к порядку замены прежнего журнала учета и движения трудовых книжек на новый. Работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учету движения трудовых книжек. В книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в нее, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера. В книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее фиксируются сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. Указанные книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии) (п. 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н).
Поскольку вопрос введения нового журнала в связи окончанием имеющегося на законодательном уровне не урегулирован, по нашему мнению, в указанной ситуации необходимо старый журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей в них пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации и завершить его ведение, на последней странице журнала сделать запись об окончании его ведения (можно указать причину), проставить дату, подпись руководителя и печать (при наличии). Также стоит указать общее количество имеющихся в журнале записей о трудовых книжках (вкладышах) работников. Завершенный журнал следует хранить не менее 50 лет (пп. «в» ст. 463 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Далее завести новый журнал, при этом рекомендуется нумерацию начать заново и указать дату фактического начала его ведения. Ведение одновременно двух журналов, а также перенос сведений из старого журнала в новый не требуются.
Автор: Демидкина Е.С.
ООО «ИК Ю-Софт» Региональный центр Сети КонсультантПлюс
Если Вы не нашли ответа на свой вопрос, обращайтесь к нам за консультацией. Мы с удовольствием ответим на Ваш вопрос на основании проверенных документов, включенных в Систему Консультант Плюс
Задать вопрос
