Банк экспертных заключений

Ответ:

Расходы на компенсацию сотовой связи сотруднику могут быть учтены в составе прочих расходов для целей налогообложения прибыли при условии, что такие расходы соответствуют критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ. 

Налоговый кодекс не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают расходы на компенсацию сотовой связи сотруднику. По разъяснениям Минфина России подтверждающими документами могут быть: утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым необходимо использование сотовой связи, соглашение о компенсации расходов, договор и счета от оператора связи, детализация звонков, платежные документы.

Обоснование:

В составе расходов могут быть учтены затраты на компенсацию сотовой связи при условии, что они соответствуют критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ. Расходы на компенсацию сотовой связи должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, их размер должен быть экономически обоснован, а также данные расходы должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Налоговый кодекс не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы.

Для признания произведенных затрат на компенсацию сотовой связи расходами для целей налогообложения прибыли можно использовать утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым необходимо использование сотовой связи. (п. 1 ст. 252 НК РФ, Письмо Минфина России от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178). Условия и размер компенсации расходов работника на сотовую связь можно прописать в трудовом договоре, соглашении о компенсации расходов.

Для подтверждения размера понесенных работником расходов и использование сотовой связи в служебных целях можно использовать счета оператора связи, платежные документы, детализацию звонков, бухгалтерскую справку-расчет.

Компенсация расходов работника на сотовую связь, в размере, не превышающем фактических затрат, не облагается НДФЛ и всеми страховыми взносами (ст. 188 ТК РФ, п. 1 ст. 217 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ, Письмо Минфина России от 30.09.2021 № 03-04-05/79075, Письмо Минфина России от 24.11.2017 № 03-04-05/78097). В целях освобождения компенсационных выплат от обложения НДФЛ и страховыми взносами, необходимо запросить копию договора работника с оператором связи.

Сумму компенсации расходов работника на сотовую связь, в размере, не превышающем произведенных работником затрат в служебных целях, можно включить в прочие расходы на дату, на которую у организации возникает обязанность компенсировать их работнику согласно трудовому договору или соглашению о компенсации (пп. 25 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 272 НК РФ, Письмо УФНС России по г. Москве от 18.06.2009 № 16-15/061735).

Таким образом, расходы на компенсацию сотовой связи сотруднику могут быть учтены в составе прочих расходов для целей налогообложения прибыли при условии, что такие расходы соответствуют критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ. По разъяснениям Минфина России подтверждающими документами могут быть: утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым необходимо использование сотовой связи, соглашение о компенсации расходов, договор и счета от оператора связи, детализация звонков, платежные документы.

Автор: Ширнина И.В.
ООО «ИК Ю-Софт» Региональный центр Сети КонсультантПлюс