Отпуск в 2025 году: важные нюансы для бухгалтера

Расчет отпускных в 2025 году

Отпускные посчитайте за каждый день отпуска исходя из среднего дневного заработка. Расчет зависит от того, в каких днях вы предоставляете отпуск – календарных или рабочих.

Если отпуск выпадает на нерабочие праздничные дни, за них отпускные рассчитывать не нужно. А вот выходные дни надо оплатить, если отпуск в календарных днях.

Оплата за каждый день отпуска не должна быть меньше среднего дневного заработка, рассчитанного из МРОТ. Напомним, что последний с 1 января 2025 года увеличили до 22 440 руб.

Отпуск с последующим увольнением оплачивают в обычном порядке: либо исходя из среднего заработка, либо исходя из МРОТ. Если при увольнении у сотрудника есть неиспользованный отпуск, то за него нужно рассчитать компенсацию.

Срок выплаты отпускных

Сроки выплаты отпускных в 2025 году не изменились. Перечислите их как минимум за 3 календарных дня до отпуска. Если день выплаты совпал с выходным или нерабочим праздничным днем, перечислите средства накануне. Их можно выдать и с зарплатой, важно не пропустить срок. За выплату отпускных не вовремя могут привлечь к административной, материальной и даже уголовной ответственности.

При расторжении трудового договора компенсацию за неиспользованный отпуск по общему правилу нужно выдать в день увольнения. Если сотрудник в этот день не работал, то компенсацию надо выплатить не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчете.

НДФЛ с отпускных в 2025 году

C начала года к доходам работников нужно применять прогрессивную шкалу ставок НДФЛ (13, 15, 18, 20 или 22%). Размер ставки по основным видам доходов работников зависит от их величины. Так, ставку 13% используют для доходов до 2,4 млн руб. в год включительно. Для доходов свыше 2,4 млн руб., но не более 5 млн руб. в год применяют ставку 15%.

Налог удержите на дату оплаты отпуска.

Сроки уплаты НДФЛ с отпускных общие, к примеру:

• с выплат за период с 23 по 31 мая налог перечислите 05.06.2025;
• с 1 по 22 июня – 30.06.2025 (с учетом выходных);
• с 23 по 30 июня – 07.07.2025 (с учетом выходных);
• с 1 по 22 июля – 28.07.2025;
• с 23 по 31 июля – 05.08.2025;
• с 1 по 22 августа – 28.08.2025;
• с 23 по 31 августа – 05.09.2025.

Вычеты по НДФЛ с отпускных применяются в общем порядке. Если отпуск переходящий, НДФЛ удержите и перечислите в общем порядке.

НДФЛ с компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении также нужно удержать со всей суммы. Основание расторжения договора – сокращение штата, по собственному желанию или др. – значения не имеет.

Как отразить отпускные в расчете 6-НДФЛ

Отпускные нужно отражать в 6-НДФЛ. Форма отчета с начала года не изменилась. В расчет включите только те отпускные, которые вы фактически выплатили. Например, в поле 020 раздела 1 расчета за полугодие укажите налог, удержанный с отпускных с начала 2025 года (с 1 января по 30 июня). В полях 021 - 026 отразите НДФЛ, который нужно перечислить по шести срокам уплаты налога для этого отчетного периода.

Компенсацию за неиспользованный отпуск отразите в 6-НДФЛ в полном размере.

При заполнении расчета за 2025 год сведения об отпускных, компенсациях за неиспользованный отпуск и НДФЛ с них укажите также в справке о доходах и суммах налога физлица. К примеру, для отпускных укажите код дохода 2012, а для компенсации – 2013.

Если отпуск начался в одном месяце, а закончился в другом, в расчет отпускные включите в обычном порядке. Поскольку доход сотрудника по отпускным возникает только тогда, когда их выплачивают.

Страховые взносы с отпускных

Оплату отпуска нужно облагать страховыми взносами на пенсионное, медицинское страхование и по ВНиМ, а также взносами на травматизм в обычном порядке.

Компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении тоже облагайте взносами в полном объеме.

Налог на прибыль и отпускные

Если вы используете метод начисления, то отпускные при расчете налога на прибыль вы можете учесть, как и другие расходы на оплату труда, по мере начисления.

Если у вас есть резерв предстоящих расходов на оплату отпусков, то отпускные списывайте за счет него. Учтите, что формирование такого резерва – ваше право, а не обязанность.

При кассовом методе отпускные включайте в расходы при их выплате сотруднику.

Включать в расходы по налогу на прибыль можно только те отпускные, которые вы выдали по закону (для оплаты основного или дополнительного отпуска и пр.).

Компенсацию за неиспользованный отпуск также учитывайте в расходах на оплату труда в зависимости от метода учета доходов и расходов.

Важно: списывать компенсацию за неиспользованный отпуск за счет резерва на оплату предстоящих отпусков нельзя.

Порядок выплаты и обложения отпускных у бюджетных организаций

Бюджетные организации рассчитывают, выплачивают, облагают налогами и страховыми взносами отпускные так же, как и коммерческие организации. Однако есть особенности.

К примеру, в расходах на оплату труда они учитывают только те затраты, которые связаны с приносящей доход деятельностью и произведены за ее счет.