Составляем график отпусков на 2016 год

Реализация права работника на отдых влечет за собой обязанность работодателя по документальному оформлению графика отпусков согласно требованиям Трудового кодекса РФ. Отсутствие графика является нарушением трудового законодательства, поэтому компанию могут оштрафовать на 30 000 - 50 000 руб., а ее руководителя на сумму 1000 - 5000 руб. согласно ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.

Статья 123 ТК РФ устанавливает порядок утверждения и исполнения графика отпусков:

• график должен быть готов и утвержден работодателем не позднее чем за две недели до начала календарного года, т.е. до 17 декабря;
• при наличии в организации профсоюза - учесть мнение его выборного органа;
• график отпусков обязателен для работника и работодателя;
• о времени начала отпуска работника должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала;
• некоторые категории работников имеют право на иную длительность и выбор времени отпуска.

Уже три года компании имеют право не пользоваться унифицированной формой № Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Можно разработать собственную форму графика с учетом положений ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Это подтвердил Роструд в Письме от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1. График отпусков должен быть подписан начальником кадровой службы и утвержден руководителем. На практике у кадровиков возникает множество вопросов, на которые в трудовом законодательстве нет конкретных ответов.

Трудовой кодекс РФ не требует учитывать пожелания сотрудников о времени начала отпуска, т.е. руководство имеет право единолично «нарисовать» график отпусков. Однако любой уважающий себя руководитель составит его без ущерба для бизнеса, но после опроса специалистов, поскольку планирование отдыха зачастую связано с заказом путевок, бронированием мест, билетов и т.п.

Трудовой кодекс РФ не требует наличия подписи работника на графике отпусков, но в то же время считает обязанностью руководителя (ст. 22) знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, касающимися трудовой деятельности работников. Чиновники Роструда в Письме от 30.07.2014 № 1693-6-1 считают допустимым внести изменения в форму № Т-7, дополнив ее графами 11, 12. В одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой - указать дату уведомления о начале отпуска. Возможен альтернативный вариант: в дополнение к графику выпустить лист ознакомления с документом в произвольной форме. Получение подписи работника фактически является уведомлением о времени начала отпуска согласно ст. 123 Трудового кодекса РФ, поэтому не потребуется выпускать и оформлять множество ненужных бумаг. Понадобится лишь вовремя подготовить приказ об отпуске и выплатить отпускные не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ).

Если же в форме графика отпусков, принятой организацией, предусмотрена не точная дата, а только месяц, работника придется заранее (за две недели) под роспись извещать о времени начала отпуска. Впрочем, это требование нетрудно выполнить, получив письменное согласие специалиста на подготовленном вовремя приказе.

Статья 115 Трудового кодекса РФ допускает удлиненные основные отпуска более 28 календарных дней, а также дополнительные дни отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 117), за особый характер работы (ст. 118), за ненормированный рабочий день (ст. 119). Тогда по правилу ст. 120 при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. Соответственно, при составлении графика отпусков надо суммировать продолжительность основного и дополнительного оплачиваемых отпусков.

Работодатель может, но не обязан по желанию сотрудника разделить ежегодный оплачиваемый отпуск на части, причем одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Разделение отпуска на части должно быть указано в графике в виде отдельных интервалов.

Статья: Составляем график отпусков на 2016 год (Фролова А.)
(«Практическая бухгалтерия», 2015, № 11)

Примите участие в ближайшем семинаре по теме:
Актуальные вопросы применения трудового законодательства

18 декабря 2015 года с 10-00 до 13-30
Лектор: Белова Елена Алексеевна