Расходы на командировки сотрудников

Немаловажной статьей затрат многих организаций являются расходы на командировки сотрудников.

Состав данных расходов, а также порядок их обоснования и подтверждения базируется на нормах трудового и налогового законодательства. Гарантии и компенсации, предоставляемые работникам при направлении их в служебную командировку, установлены ст. ст. 167−168 Трудового кодекса. А при расчете налога на прибыль расходы на командировки признаются в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса. Причем состав данных расходов по сравнению с нормами Трудового кодекса более детализирован. К ним относятся затраты на:

• проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• наем жилого помещения и оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в номере, в барах и ресторанах, а также расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
• суточные;
• оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

На эту детализацию командировочных расходов, а также на общие условия признания любых расходов, установленные ст. 252 Налогового кодекса, следует обратить особое внимание. Нередко налоговые органы отказывают организациям в признании расходов на командировки из-за отсутствия должного экономического обоснования или погрешностей в оформлении документов.

Порядок оформления служебных командировок утвержден Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749 «Положение о порядке направления работников в служебные командировки» (с учетом изменений, внесенных постановлениями Правительства Российской Федерации от 29.12.2014 № 1595 и от 29.07.2015 № 771). В соответствии с данным нормативным актом, а также с учетом разъяснений налоговых органов для подтверждения расходов на командировки требуются:

• письменный приказ или распоряжение о направлении сотрудника в командировку;
• авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах с приложением документов, подтверждающих наем жилого помещения, расходы на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей), а также иные расходы, осуществленные в период командировки с ведома и согласия работодателя;
• служебная записка сотрудника, если он едет к месту командировки и обратно на служебном, личном, арендованном или попутном транспорте;
• документы, подтверждающие использование служебного, личного, арендованного или попутного транспорта для проезда к месту командирования и обратно: путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется (ст. 167 ТК РФ) сохранение места работы (должности), среднего заработка за период нахождения в командировке и в пути за все дни работы по графику командирующей организации (п. 9 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749), а также возмещение расходов, связанных с командировкой. Причем в тех случаях, когда Трудовым кодексом предусматривается сохранение за работником среднего заработка, следует исчислять и учитывать в расходах именно средний заработок, а не текущую заработную плату, даже если заработная плата оказывается выше среднего заработка (письмо Роструда от 05.02.2007 № 275-6-0).

Если правила внутреннего распорядка командирующей организации предусматривают режим работы в выходные и праздничные дни, то компенсационные выплаты сотрудникам за дни отъезда в командировку и прибытия из нее, приходящиеся на выходные дни, могут быть учтены в составе расходов на оплату труда на основании п. 3 ст. 255 Налогового кодекса (Письмо Минфина России от 16.10.2015 № 03-03-06/2/59267). Причем согласно ст. 153 Трудового кодекса работа в выходные и нерабочие праздничные дни должна быть оплачена не менее чем в двойном размере. Либо по желанию работника оплата за отработанный выходной день производится в одинарном размере, но одновременно работнику предоставляется дополнительный день отдыха.

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам. При проезде в командировку на личном, служебном, арендованном или попутном транспорте подтвердить срок командировки можно документами о найме жилья в месте командирования, а при проживании в гостинице − квитанцией и др. При отсутствии таких документов работник должен представить служебную записку или иной подтвержденный принимающей стороной документ, где указан срок командировки.

Трудовое законодательство не содержит требования компенсировать командировочные расходы всем сотрудникам в одинаковом размере. Поэтому организация вправе своим локальным нормативным актом предусмотреть дифференцированный размер данных выплат для работников, занимающих различные должности (Письмо Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291). И тогда именно в таком составе и размере расходы будут признаваться для налогообложения прибыли. Конечно, при их должном обосновании и документальном подтверждении. Так, можно учесть при расчете налога на прибыль расходы на проезд работника на такси в командировке или до аэропорта отправления (Письмо Минфина России от 04.10.2011 № 03-03-06/1/621) при условии обоснования необходимости такой поездки и при наличии подтверждающих документов, оформленных в соответствии с требованиями законодательства (Письмо Минфина России от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34183). Признаются для целей налогообложения расходы на оплату услуг зала повышенной комфортности, если они произведены работником с разрешения работодателя и документально подтверждены (Письмо Минфина России от 15.08.2013 № 03-04-06/33238). Можно учесть при расчете налога на прибыль стоимость платного сервисного обслуживания в вагоне повышенной комфортности, если эти услуги включены в стоимость билета и не выделены в нем отдельной строкой (Письмо Минфина России от 20.05.2015 № 03-03-06/2/28976). Признаются при условии производственной направленности, экономической обоснованности и документального подтверждения расходы на дополнительные услуги, оказываемые командированному работнику в гостинице, например, на услуги по химчистке (Письмо Минфина России от 23.05.2013 № 03-03-06/1/18308). Однако если стоимость питания выделяется в билете на проезд отдельной строкой, или в квитанции гостиницы отдельно указываются расходы на обслуживание в номере, пользование баром или рекреационно-оздоровительными услугами, то для целей налогообложения прибыли такие затраты не учитываются, поскольку они не отвечают условиям экономической обоснованности, установленным ст. 252 НК РФ.

Немало вопросов возникает у организаций в связи с возмещением расходов на проезд в случаях, когда сотрудник отправляется в место командирования не с места постоянной работы, или в ситуациях, когда билет на проезд оформлен более ранней или более поздней датой, чем указано в приказе о направлении в командировку. Если сотрудник в связи со служебной необходимостью направляется организацией в место командирования из места нахождения в отпуске, а по окончании командировки возвращается в место нахождения организации-работодателя, то суммы возмещения стоимости проезда от места проведения отпуска до места командирования и от места командирования до места работы можно учесть для налога на прибыль. Это объясняется тем, что данные затраты были бы понесены организацией независимо от места нахождения работника, направляемого в командировку (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако расходы на проезд из места командировки к месту проведения отдыха нельзя учесть для целей налогообложения: такие затраты не признаются экономически оправданными (Письмо Минфина России от 17.01.2017 № 03-04-06/1546).

В.В. Сокуренко,
Кандидат экономических наук, доцент, аттестованный преподаватель
Института профессиональных бухгалтеров России, руководитель и консультант
большого количества проектов в области налогообложения, бухгалтерского
и управленческого учета, финансового анализа и оптимизации
затрат, автор ряда монографий и учебных пособий по бухгалтерскому учету,
налогообложению и антикризисному управлению

Материал подготовлен в рамках партнерской поддержки клиентов
ООО «ИК Ю-Софт»