Подпись работника в личной карточке и графике отпусков

Полагаем, что неознакомление работников под подпись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, может повлечь привлечение работодателя к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, а если аналогичное нарушение будет совершено повторно − по ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ.

Личная карточка Т-2 относится к обязательным кадровым документам. Однако Указания по заполнению личной карточки, а также и иные нормативные правовые акты не предусматривают каких-либо правовых последствий в случае отсутствия личной подписи работника.

Однако во избежание претензий со стороны проверяющих из Государственной инспекции труда рекомендуем работодателю проверить наличие подписи работника в личной карточке Т-2.

Согласно положениям ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса Российской Федерации работодатели, за исключением работодателей − физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

Согласно положениям ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

В Письме Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1 «О графике отпусков» определено, что график отпусков является локальным нормативным актом.

Согласно абз. 10 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Таким образом, учитывая положения ст. ст. 22 и 123 ТК РФ, работодатель предоставляет оплачиваемые ежегодные отпуска в соответствии с графиком отпусков, и работодатель обязан знакомить работников под роспись с графиком отпусков по причине того, что график отпусков является локальным нормативным актом.

На практике часто встречаются случаи, когда график отпусков составлен и утвержден работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. Но работодатель не может подтвердить факт ознакомления работников с графиком отпусков.

Полагаем, что неознакомление работников под подпись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, может повлечь привлечение работодателя к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, а если аналогичное нарушение будет совершено повторно − по ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ.

Извлечение из ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (ред. от 07.02.2017):

«1. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 3, 4 и 6 настоящей статьи и статьей 5.27.1 настоящего Кодекса, − влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, − от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц − от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

2. Совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 1 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, − влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, − от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на юридических лиц − от пятидесяти тысяч до семидесяти тысяч рублей...».

Подтвердить факт ознакомления работников с локальными актами можно несколькими способами:

• подписью работника на листе ознакомления, на котором должны быть указаны фамилия, имя, отчество работника и дата ознакомления. Лист ознакомления прилагается к каждому локальному нормативному акту, нумеруется, прошивается и скрепляется печатью и подписью должностного лица;
• подписью работника на отдельном документе − журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами. В отличие от листа ознакомления этот журнал предусматривает возможность ознакомления работников с несколькими локальными нормативными актами.

В связи с тем что график отпусков необходимо составлять ежегодно, то для ознакомления работников с графиком отпусков самым безопасным вариантом будет прямое ознакомление. Что оно подразумевает? Это когда график отпусков и лист ознакомления прошиваются вместе, с единой нумерацией страниц.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее − Постановление № 1) утверждены формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (формы № Т-2 «Личная карточка работника» и № Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего»).

Напомним, что с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной документации, не являются обязательными к применению.

Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, которые используются в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы), на это указывает Информация Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением № 1) в разделе «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки по форме № Т-2 с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма № Т-5 или № Т-5а) администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 форм.

Указания по заполнению личной карточки, а также иные нормативные правовые акты не предусматривают каких-либо правовых последствий в случае отсутствия личной подписи работника в разд. II «Сведения о воинском учете», разд. III «Прием на работу и переводы на другую работу» и XI «Основания прекращения трудового договора (увольнения)» личной карточки Т-2.

Вместе с тем личная карточка работника Т-2 относится к обязательным кадровым документам по причине того, что согласно п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) (далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек) с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Также в абз. 3 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек указано, что при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

И если в личной карточке Т-2 будет отсутствовать подпись работника, то при проверке организации инспекторы Государственной инспекции труда попытаются привлечь работодателя к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за отсутствие подписи работника на обязательных кадровых документах.

Но работодателю в этом случае необходимо учитывать, что для применения штрафов по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ в случае проверки организации сотрудники трудовой инспекции в своем предписании должны указать конкретную правовую норму, которая была нарушена при неознакомлении работника с документом под подпись. Если такой нормы нет, то и оштрафовать будет не за что.

Таким образом, личная карточка Т-2 относится к обязательным кадровым документам. Однако Указания по заполнению личной карточки, а также и иные нормативные правовые акты (Правила ведения и хранения трудовых книжек) не предусматривают каких-либо правовых последствий за отсутствие личной подписи работника.

Во избежание претензий со стороны проверяющих из Государственной инспекции труда рекомендуем работодателю проверить наличие подписи работника в личной карточке Т-2.

Если после заполнения личной карточки Т-2 или внесения в неё изменений работник отказывается ставить свою подпись, рекомендуем документально оформить такой отказ.

Правила оформления такого отказа нормативно не установлены.

Поэтому в сложившейся ситуации полагаем целесообразным:

• внести в личную карточку отметку о том, что работник отказывается от проставления подписи;
• составить акт (форма акта не установлена, следовательно, он может быть составлен в свободной форме) об отказе работника проставить личную подпись;
• внести в личную карточку запись об отказе работника в проставлении подписи, с указанием реквизитов акта об отказе работника проставить свою подпись.

Л.Б. Чернышева,
эксперт по вопросам бухгалтерского учета
и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт»