Особенности оформления отзыва работника из отпуска

Трудовое законодательство разрешает прервать отпуск работника в силу производственной необходимости (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). При этом не использованная в связи с отзывом часть отпуска должна быть предоставлена сотруднику в удобное для него время в течение текущего рабочего года. Также возможен вариант ее присоединения к отпуску за следующий рабочий год. Работодатель не может в одностороннем порядке прервать отпуск сотрудника. В ч. 2 ст. 125 ТК РФ прописано главное условие отзыва работника из отпуска - его согласие.

В Трудовом кодексе РФ не предусмотрена возможность отозвать сотрудника предприятия из отпуска без его согласия. В случаях, когда сотрудник предприятия отказывается выйти на работу до окончания его отпуска, это не является нарушением дисциплины и никакой из видов дисциплинарного взыскания на него не может возлагаться. Если же сотрудник согласен досрочно выйти на рабочее место, то ему необходимо составить письменное доказательство его согласия, на основании которого он может приступить к работе досрочно. Неиспользованная часть отпуска в данном случае предоставляется сотруднику предприятия по его желанию в любое удобное для него время года.

Законодательством РФ не предусмотрен конкретный перечень причин, по которым руководитель предприятия может вызвать работника из отпуска раньше положенного срока. Существует категория работников, которых не допускается отзывать на работу ранее положенного отпуском срока.

Обычно процедура отзыва из отпуска начинается с того, что начальник подразделения, в котором трудится отпускник, подает служебную записку руководителю предприятия. В ней он описывает текущую производственную ситуацию и мотивирует необходимость вызова отпускника на работу. Записка составляется в произвольной форме. Руководитель визирует служебную записку, формулируя свое согласие, например, следующим образом: «Не возражаю, отделу кадров подготовить документы», а если он не видит острой необходимости в отзыве сотрудника, то пишет: «Отказать».

Сначала следует сообщить сотруднику о возникших трудностях. Это можно сделать различными способами, например, в устной форме. Но лучше предложение сотруднику о досрочном выходе на работу оформить в письменном виде. Документ составляется в произвольной форме. В нем можно предусмотреть графу, в которой будет отражено решение работника: дать согласие на отзыв из отпуска или отказаться от досрочного выхода на работу. Если сотрудник согласится раньше времени выйти из отпуска на работу, руководитель должен издать соответствующий приказ. Унифицированной формы не существует, приказ составляют произвольно. Приказ об отзыве из отпуска - документ, составленный руководителем предприятия, в котором отображается причина, послужившая основанием для отзыва сотрудника из отпуска, а также период времени, когда ему будет предоставлена часть отпуска, которую он не использовал. В приказе об отзыве из отпуска необходимо прописать порядок удержания денежной суммы за неиспользованные дни отпуска. Данный факт должен быть согласован с сотрудником. Пересчитанную сумму сотрудник предприятия может внести в кассу, или же по согласованию с руководителем предприятия, а также главным бухгалтером эту сумму можно удержать из начисленной заработной платы или аванса.

После того как будет издан приказ об отзыве сотрудника из отпуска, нужно внести изменения в график отпусков. Затем следует зафиксировать факт отзыва из отпуска в личной карточке работника, форма которой № Т-2 утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В разд. VIII «Отпуск» указывают вид отпуска (ежегодный основной оплачиваемый отпуск), период работы, за который предоставлен отпуск (рабочий год), количество календарных дней отпуска, даты его начала и окончания, основание предоставления и т.д. Если какие-то сведения меняются, то это необходимо отразить в данном разделе.

В случае отзыва из отпуска сотрудник выходит на работу. Он вправе рассчитывать на заработную плату за фактически отработанное время. Следовательно, отпускные, выданные согласно ч. 9 ст. 136 ТК РФ не позднее чем за 3 дня до начала отпуска, необходимо пересчитать.

В том случае, если отпуск прерван в месяце его начала, то налоги и взносы подлежат корректировке. НДФЛ удерживают в момент выплаты работнику отпускных. Это определено в ст. 223 и п. 4 ст. 226 НК РФ. Если работник прервал отпуск, то сумма отпускных за количество использованных дней отпуска будет меньше выплаченной накануне отпуска. Соответственно, подлежит уменьшению и сумма НДФЛ. Взносы по обязательному страхованию рассчитывают в конце месяца. Все корректировки необходимо произвести в течение одного месяца, поэтому сдавать уточненные расчеты (декларации) не потребуется. То же самое относится и к налогу на прибыль организаций.

Теперь рассмотрим характер корректировок налогов и взносов в том случае, если отпуск прерван в месяце, следующем за месяцем его начала. При отзыве работника из отпуска образуется переплата по отпускным и, соответственно, переплата НДФЛ с этой суммы. Согласно п. 3 ст. 226 НК РФ налоговые агенты исчисляют НДФЛ нарастающим итогом с начала года по итогам каждого месяца. При этом они производят зачет удержанной суммы налога за предыдущие месяцы текущего года. Отчетность по НДФЛ подается по окончании календарного года, следовательно, в случае выявления переплаты НДФЛ с суммы отпускных никаких справок в налоговую инспекцию до окончания года подавать не нужно. Сумма отпускных увеличила облагаемую базу по страховым взносам в месяце начала отпуска. В связи с тем, что в следующем месяце их сумма была пересчитана и уменьшена, по страховым взносам образовалась переплата. Работодатели определяют базу по страховым взносам в отношении каждого физического лица нарастающим итогом с начала расчетного периода по истечении календарного месяца (ч. 4 ст. 8 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Сумму ежемесячного платежа они определяют исходя из облагаемой базы с учетом сумм ежемесячных обязательных платежей, исчисленных с начала расчетного периода по предшествующий календарный месяц включительно (ч. 3 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Расходы на выплату отпускных и платежи по страховым взносам учитываются в момент их выдачи (уплаты) (п. 3 ст. 273 НК РФ). По мнению экспертов, при использовании кассового метода при исчислении налога на прибыль организации предприятие может провести корректировки в месяце отзыва работника из отпуска и не подавать уточненную декларацию по налогу на прибыль организаций. Выплаты за отпуск, начавшийся в одном месяце и окончившийся в следующем, включаются в состав расходов пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый месяц (Письмо Минфина России от 12.05.2010 № 03-03-06/1/323). Оба вида страховых взносов уменьшают облагаемую прибыль в день их начисления в полной сумме (пп. 1 п. 7 ст. 272 и п. 2 ст. 318 НК РФ и Письмо Минфина России от 12.05.2010 № 03-03-06/1/323).

В связи с отзывом работника из отпуска и пересчетом суммы отпускных снизилась величина страховых взносов за месяц отпуска, а соответственно, и величина расходов, уменьшающих облагаемую базу по налогу на прибыль организаций. В вопросе представления уточненной декларации за такой месяц организациями, которые отчитываются ежемесячно, однозначного ответа законодательство не содержит. Корректировка облагаемой базы по причине отзыва работника из отпуска не связана с ошибкой бухгалтера. Поэтому проводить ее в прошлых периодах не следует (п. 1 ст. 54 НК РФ). Корректировочные записи можно произвести в следующем за отпуском месяце, поэтому уточненную декларацию за месяц отпуска подавать не следует. Более того, организации, которые отчитываются ежемесячно, определяют сумму авансового платежа с учетом ранее начисленных сумм авансовых платежей (абз. 8 п. 2 ст. 286 НК РФ).

Если компания отчитывается ежеквартально, то она перечисляет ежемесячные авансовые платежи исходя из величины авансовых платежей за предыдущий отчетный период. Следовательно, корректировки производятся в текущем отчетном периоде.

Итог: В случае отзыва работника досрочно на рабочее место в графике отпусков необходимо отобразить все изменения. Необходимо также пересчитать сумму отпускных исходя из фактического количества дней отпуска. Начисление заработной платы сотрудника происходит со дня его официального выхода на рабочее место, а не со дня согласия на прерывание отпуска.

Статья: Особенности документального оформления, бухгалтерского учета и налогообложения отзыва работника из отпуска (Скуридин В.С.) («Бухгалтерский учет и налоги в торговле и общественном питании», 2015, № 5)