Изменения в порядке выдачи подотчетных сумм

Изменения внесены Указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У (далее – Указание № 4416-У), которое вступило в силу 19 августа 2017 г.

Напомним, что выдача наличных денег работнику под отчет регулируется п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Разберем изменения, которые коснулись выдачи подотчетных сумм.

До вступления в силу Указания № 4416-У денежные средства в подотчет можно было выдавать работнику только после того, как он полностью отчитался и вернул подотчетные суммы, которые были получены им ранее. В случае, когда работник направлялся без перерыва из одной командировки в другую, а затем в третью, работодателям приходилось быть весьма изобретательными, чтобы соблюсти старый порядок выдачи подотчетных сумм.

Указанием № 4416-У условие о выдаче денежных средств под отчет только после того, как работник полностью отчитался и вернул ранее полученные подотчетные суммы, отменено. Таким образом, абзац 3 п. 6.3 Указания № 3210-У, в котором было указано, что «выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег», утратил силу.

Следовательно, отныне работнику можно выдавать деньги в подотчет даже тогда, когда работник не рассчитался по предыдущим подотчетным средствам.

Еще одно нововведение, изложенное в Указании № 4416-У, касается оформления документов для выдачи подотчетных сумм.

Ранее, для того чтобы получить деньги под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица или индивидуального предпринимателя, работник должен был написать заявление в произвольной форме на имя руководителя, в котором было необходимо обязательно указать, какую сумму берет работник и на какой срок. Данное заявление обязательно должно было содержать подпись руководителя и дату.

Отныне денежные средства под отчет можно выдавать и на основании распорядительного документа юридического лица или индивидуального предпринимателя либо по письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Однако, что представляет собой такой распорядительный документ, в Указании № 4416-У ничего не сказано.

Центробанк в Письме от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642 (далее – Письмо № 29-1-1-ОЭ/20642) разъяснил, что должен содержать распорядительный документ юридического лица или индивидуального предпринимателя.

В Письме № 29-1-1-ОЭ/20642 сотрудники Центробанка пояснили, что при подготовке распорядительного документа необходимо руководствоваться перечнем документов, которые отнесены к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, которая включена в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93, который утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299.

Распорядительный документ должен содержать следующие сведения:

• фамилию, имя, отчество (при наличии) подотчетного лица;
• сумму наличных денег, а также срок, на который денежные средства выдаются;
• подпись руководителя, а также дату и регистрационный номер документа.

В Письме № 29-1-1-ОЭ/20642 особо отмечено, что распорядительный документ оформляется на каждую выдачу наличных денежных средств.

Авторы Письма № 29-1-1-ОЭ/20642 напоминают, что если денежные средства под отчет выдаются на основании заявления подотчетного лица, то в тексте такого заявления обязательно должны быть указаны:

• сумма наличных денежных средств;
• срок, на который денежные средства выдаются.

Руководитель должен согласовать выдачу денег под отчет путем проставления своей подписи и даты. Заявление о выдаче работнику денежных средств под отчет оформляется в произвольной форме.

Л.Б. Чернышева,
эксперт по вопросам бухгалтерского
учета и налогообложения
ООО «ИК Ю-Софт»