Вправе ли ФСС проверять трудовые книжки?

При проведении проверки ФСС вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы. Перечень документов, необходимых для проверки расходов по пособию по временной нетрудоспособности, является закрытым и не содержит такого документа, как трудовая книжка работника.

Кроме этого, нормами законодательства о труде и об обязательном страховании не установлена обязанность работодателя изготавливать и сохранять копии трудовых книжек уволенных работников. Следовательно, работодатель имеет право не предоставлять копию трудовой книжки по уволенному сотруднику и в этом случае ФСС не может отказать в возмещении расходов.

В соответствии со ст. 4 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» страховщик имеет право:
1. проводить проверки правильности начисления и уплаты страховых взносов страхователями в Фонд социального страхования Российской Федерации, а также выплаты страхового обеспечения застрахованным лицам, требовать и получать от страхователей необходимые документы и объяснения по вопросам, возникающим в ходе проверок;
2. запрашивать у страхователей документы, связанные с начислением и уплатой страховых взносов в Фонд социального страхования Российской Федерации, расходами на выплату страхового обеспечения застрахованным лицам, в том числе при выделении страхователю средств на указанные расходы сверх начисленных страховых взносов.

Проверяющий должен проверить правильность определения заработка, из которого исчисляются пособия. В связи с этим необходимо установить:
− виды выплат, предусмотренные системой оплаты труда, действующей в организации;
− правильность определения расчетного периода, за который исчисляется средний заработок;
− правильность определения среднего дневного заработка;
− правильность определения размера дневного пособия;
− правильность исчисления страхового стажа.

Данные требования установлены Постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 № 81 «Об утверждении Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам».

Должностное лицо органа контроля за уплатой страховых взносов, проводящее проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы. Требование о представлении документов может быть передано руководителю (уполномоченному представителю) организации или физическому лицу (законному или уполномоченному представителю) лично под расписку, направлено по почте заказным письмом или передано в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. В случае направления указанного требования по почте заказным письмом оно считается полученным по истечении шести дней с даты отправления заказного письма.

Истребуемые документы могут быть представлены в орган контроля за уплатой страховых взносов лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом или переданы по телекоммуникационным каналам связи в форме электронных документов, подписанных уполномоченными на подписание таких документов лицами усиленной квалифицированной электронной подписью. Идентификация и аутентификация указанных лиц осуществляются с использованием единой системы идентификации и аутентификации (ст. 37 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

С учетом того, что проводится проверка правильности начисления пособия по временной нетрудоспособности, стоит обратить внимание на перечень документов, которые необходимо предоставить для подтверждения таких расходов, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 04.12.2009 № 951н (ред. от 13.06.2013) «Об утверждении перечня документов, которые должны быть представлены страхователем для принятия решения территориальным органом Фонда социального страхования Российской Федерации о выделении необходимых средств на выплату страхового обеспечения».

К документам, необходимым для возмещения расходов по пособию по временной нетрудоспособности, относятся:
1. письменное заявление страхователя;
2. расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения по форме, утверждаемой федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере социального страхования, за соответствующий период, подтверждающий начисление расходов на выплату страхового обеспечения;
3. копии подтверждающих обоснованность и правильность расходов по обязательному социальному страхованию документов (для пособий по временной нетрудоспособности − листок нетрудоспособности, заполненный в установленном порядке, с произведенным расчетом пособия).

Данный перечень является закрытым и не содержит такого документа, как трудовая книжка работника. Данный факт подтверждается судебной практикой. При этом учитывается тот факт, что работодатель не должен изготавливать и сохранять копии трудовых книжек уволенных работников.

Так, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 15.11.2011 по делу № А05-2144/2011 указано, что согласно ч. 1 и 3 ст. 66, ст. 309 Трудового кодекса Российской Федерации трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Согласно ч. 2 этой статьи форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

В соответствии с п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, работодатель с целью учета трудовых книжек обязан вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, в которой регистрируются все трудовые книжки работников.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приведенными нормами законодательства о труде и об обязательном страховании не установлена обязанность работодателя изготавливать и сохранять копии трудовых книжек уволенных работников. Фонд не привел ссылки на какие-либо иные нормативные акты, устанавливающие для работодателя (страхователя) такую обязанность. В связи с этим довод Фонда, приводимый в обоснование позиции по делу о необходимости страхователя представить копии трудовых книжек уволенных работников, подлежит отклонению как не основанный на положениях действующего законодательства. Суды сделали правильный вывод о том, что Фонд, при отсутствии иных причин, не вправе отказать страхователю в возмещении расходов по этому основанию.

Кроме этого трудовая книжка является документом, который не относится к предмету проверки и не является документом, подтверждающим расходы страхователя в отношении указанных работников.

Аналогичный вывод сделан судами в Постановлении Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.12.2015 по делу № А66-3360/2015, Постановлении Пятого арбитражного апелляционного суда от 10.04.2013 № 05АП-2778/2013, 05АП-3021/2013 по делу № А51-30546/2012).

Таким образом, из вышеуказанного можно сделать однозначный вывод о том, что при проведении проверки ФСС вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы. Перечень документов, необходимых для проверки расходов по пособию по временной нетрудоспособности, является закрытым и не содержит такого документа, как трудовая книжка работника.

Кроме этого нормами законодательства о труде и об обязательном страховании не установлена обязанность работодателя изготавливать и сохранять копии трудовых книжек уволенных работников. Следовательно, работодатель имеет право не предоставлять копию трудовой книжки по уволенному сотруднику, и в этом случае ФСС не может отказать в возмещении расходов.

И.М. Буцкая,
Консультант по вопросам бухучета
и налогообложения консультационно-
правового отдела ГК «Ю-Софт»