Документы на покупку валюты потеряны. Что делать бухгалтеру?

Если командированный работник не может подтвердить курс конвертации рублей в валюту в связи с утерей первичного документа по обмену, пересчет суммы в иностранной валюте для целей налога на прибыль организация вправе произвести по официальному курсу, установленному Банком России на дату выдачи подотчетных сумм. Данная позиция подтверждается разъяснениями Минфина России.

В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ в целях исчисления налога на прибыль расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. При этом согласно нормам ст. 168 Трудового кодекса РФ при направлении работника в служебную командировку работодатель должен компенсировать его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты на территории иностранного государства.

При этом в силу пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета.

Исходя из условий рассматриваемого вопроса командированный работник не смог подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с утратой первичного документа по обмену.

В рассматриваемой ситуации сумму расходов в валюте организация вправе сопоставить с подотчетной суммой в рублях, выданной работнику в авансе, по официальному курсу, установленному Банком России на дату выдачи. При этом следует учитывать, что в соответствии с п. 10 ст. 272 НК РФ в случае перечисления аванса на оплату расходов в валюте такие расходы пересчитываются по официальному курсу, установленному Банком России на дату перечисления аванса.

Другими словами, если командированный работник не может подтвердить курс конвертации рублей в валюту в связи с утерей первичного документа по обмену, пересчет суммы в иностранной валюте организация вправе произвести по официальному курсу, установленному Банком России на дату выдачи подотчетных сумм. Данная позиция подтверждается последними разъяснениями Минфина России, данными в Письме от 03.09.2015 № 03-03-07/50836.

При этом в более ранних своих разъяснениях Минфин России указывал, что при отсутствии первичного документа на приобретение валюты пересчет сумм валютных расходов командированного работника в рубли производится по курсу на дату признания расходов, а именно на дату утверждения авансового отчета в соответствии с пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ (Письмо Минфина России от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193).

Таким образом, если командированный работник не может подтвердить курс конвертации рублей в валюту в связи с утерей первичного документа по обмену, пересчет суммы в иностранной валюте организация вправе произвести по официальному курсу, установленному Банком России на дату выдачи подотчетных сумм. Данная позиция подтверждается последними разъяснениями Минфина России.

Е.В. Пшеничная,
эксперт по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения
консультационно-правового отдела Группы компаний «Ю-Софт»