Вносим исправления в авансовый отчет

Согласно абз. 2 п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» авансовый отчет проверяется главным бухгалтером или бухгалтером, утверждается руководителем в срок, установленный руководителем. Однако данное указание не включает авансовый отчет в перечень кассовых документов.
В соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, утвердившим форму авансового отчета, авансовый отчет является первичным учетным документом.
Следовательно, исправлять авансовый отчет следует по правилам бухгалтерского учета.
На основании п. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. При этом исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Пункт 16 Приказа Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» содержит запрет только на исправление кассовых и банковских документов, а в остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений.
Ошибка в первичных учетных документах исправляется следующим образом (раздел 4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105, Письмо Минфина России от 31.03.2009 № 03-07-14/38):
• зачеркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы, зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное;
• ставится надпись «исправлено»;
• подтверждается подписью лиц, подписавших документ;
• проставляется дата исправления.
Утвержденный авансовый отчет содержит подписи: руководителя, главного бухгалтера, бухгалтера и подотчетного лица (Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55).
Таким образом, в авансовом отчете аккуратно одной чертой зачеркивается неверная сумма, надписывается правильная сумма, ставится надпись «исправлено», дата исправления. Исправление заверяется подписями руководителя, главного бухгалтера, бухгалтера и подотчетного лица.

Н.А. Спиридонова,
руководитель консультационно-аналитического отдела
Группы компаний «Ю-Софт»