Кадровые документы подписаны электронной подписью

Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях, кроме случая, если федеральными законами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Приказы, распоряжения, документы, связанные с поощрением, награждением, оплатой труда, премированием, различными выплатами, должны храниться в течение 75 лет и относятся к документации по личному составу работников.

В свою очередь, первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Если законодательством РФ или договором предусмотрено представление первичного учетного документа на бумажном носителе, то экономический субъект обязан по требованию за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного документа, составленного в виде электронного документа. Соответственно, такой документ содержит личную подпись должностного лица.

При этом ТК РФ во всех случаях предусматривает составление документов исключительно на бумажном носителе, кроме исключительных случаев.

Поэтому необходимо наличие личной подписи должностного лица на бумажных носителях:

- всех первичных документов по учету труда и его оплаты, содержащих обязательный реквизит «подпись работника», в отношении всех работников, на которых распространяется действие ТК РФ (кроме дистанционных);

- при выдаче документов работнику в обязательных случаях, предусмотренных ТК РФ (для дистанционных работников - в случаях, предусмотренных гл. 49.1 ТК РФ);

- в случае, если законодательством РФ или договором предусмотрено представление такого документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе.

Полный текст документа в КонсультантПлюс:
Для пользователей офлайн версии:
Вопрос: Разрешено ли внедрение в компании ЭЦП для подписания работниками кадровых документов (приказов об отпуске, командировке, заявлений и т.д.) с помощью ИТ-систем и дальнейшего их хранения в электронном архиве? («Сайт «Онлайнинспекция.РФ», 2017) {КонсультантПлюс}

Для пользователей онлайн версии:
Вопрос: Разрешено ли внедрение в компании ЭЦП для подписания работниками кадровых документов (приказов об отпуске, командировке, заявлений и т.д.) с помощью ИТ-систем и дальнейшего их хранения в электронном архиве? («Сайт «Онлайнинспекция.РФ», 2017) {КонсультантПлюс}