Основание отмены командировки

Иногда встречаются ситуации, когда при направлении работника в командировку работодатель бронирует гостиницу, оформляет визу, приобретает невозвратные билеты, а в последний момент командировка отменяется. Для отмены командировки причины могут быть разные. Например, поездку просит отменить или перенести принимающая сторона, заболел (травмирован) работник или член его семьи, за которым нужно ухаживать, и поэтому работник не сможет поехать.

Для того, чтобы обосновать, что командировка не состоялась, например, по уважительной причине со стороны работника, необходимо подготовить приказ в произвольной форме. 

Основанием для оформления приказа будет объяснительная записка работника с резолюцией руководителя. В объяснительной записке необходимо указать причину, по которой работник не может поехать в командировку.

Если служебная командировка не состоялась по вине работника, это не означает, что он получил экономическую выгоду. Ведь ни использовать билет, ни воспользоваться гостиницей по несостоявшейся командировке работник не сможет (п. 1 ст. 41, п. 1 ст. 217 НК РФ). Поэтому удерживать НДФЛ со стоимости билетов, проживания в гостинице и с суммы других расходов по отмененной поездке не надо.

На основании п. 2 ст. 422 НК РФ фактически понесенные и документально подтвержденные целевые расходы на командировку работников страховыми взносами не облагаются. Если поездка не состоялась, то суть расходов не меняется. А значит, сумма расходов по несостоявшейся командировке страховыми взносами не облагается.

Полный текст документа в КонсультантПлюс:

Статья: Когда нужна объяснительная записка: три случая в работе бухгалтера (Катаева Н.Н.) («Главная книга», 2021, № 19) {КонсультантПлюс}