Новости

7 дек. 2021

Планируют обновить правила обращения с документами для служебного пользования

На общественное обсуждение вынесли проект документа, который заменит Положение о порядке обращения со служебной информацией. Основное нововведение: определят правила обращения с документами в электронной форме с пометкой "Для служебного пользования". Есть и другие изменения.

На кого распространят правила

Положение станут применять федеральные органы госвласти и госкорпорации, а также подведомственные им учреждения и организации. Органам госвласти субъектов, иным госорганам, государственным внебюджетным фондам и организациям, которые осуществляют публично значимые функции, также рекомендуют его использовать.

Что должен решить руководитель организации

Руководителю нужно определить:

• категории должностных лиц, которые работают со служебной информацией ограниченного распространения;

• категории должностных лиц, которые обеспечивают обращение с документами ДСП;

• внутренний порядок обращения с документами ДСП;

• организацию защиты служебной информации ограниченного распространения.

Как обращаться с документами ДСП

Организация должна разработать внутренний порядок обращения с документами. Он должен включать такие процедуры как создание, передача, прием, использование, хранение, уничтожение документов пр.

В порядке нужно предусмотреть правила обращения с документами «ДСП» в бумажной и электронной форме.

Как создавать документы ДСП

Каждому экземпляру документа нужно присвоить индивидуальный номер. Документ должен иметь учетную форму. Кроме обязательных реквизитов по правилам делопроизводства каждый экземпляр должен включать такие реквизиты:

• гриф «ДСП»;

• номер экземпляра документа;

• информацию том, к какому экземпляру он относится (оригинальному или тиражному).

Оригинальный экземпляр должен содержать сведения:

• о количестве оригинальных экземпляров;

• порядковом номере оригинального экземпляра;

• дате создания оригинального экземпляра;

• создавшем его лице (фамилию, имя, отчество).

В тиражный экземпляр документа надо включать:

• номер оригинального или тиражного экземпляра, с которого его сняли;

• порядковый номер оригинального экземпляра;

• дату создания тиражного экземпляра;