Документы, подтверждающие командировку

 Планируемый срок командировки отражается в письменном решении руководителя учреждения. Фактический же срок нахождения работника в командировке определяется по его проездным документам, а при их отсутствии - на основании документов по найму жилого помещения в месте командирования (абз. 1 - 3 п. 7 Положения № 749). Но в рассматриваемой ситуации у работника по обоснованным причинам отсутствуют проездные документы, а также документы по найму жилья.

Согласно абз. 4 п. 7 Положения № 749, при отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, для подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работник должен представить служебную записку и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту (из места) командирования.

В данной норме между служебной запиской и иным документом о фактическом сроке пребывания работника в командировке стоит «и (или)». Это значит, что возможно три варианта представления документов:

- только служебная записка;

- только документ о фактическом сроке нахождения работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны;

- оба этих документа.

Таким образом, можно воспользоваться любым из вариантов. Поэтому можно сделать вывод, что на основании п. 7 Положения № 749 работнику для подтверждения фактического срока пребывания в командировке достаточно оформить только служебную записку. Однако наличие только служебной записки контролирующий орган может признать недостаточным подтверждением этого срока. А соответствующий документ повышает достоверность информации.

В данной ситуации, кроме указанных, можно приложить и другие документы в качестве дополнительного подтверждения.

Полный текст документа в КонсультантПлюс:

Вопрос: Какими именно документами можно подтвердить фактический срок нахождения сотрудника в командировке, если у него отсутствуют документы на проезд и на наем жилья (проезд и проживание были обеспечены приглашающей стороной)? Достаточно ли только служебной записки? («Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение», 2019, № 9) {КонсультантПлюс}