Как правильно делегировать право подписи кадровых документов

Согласно определению, данному в Современном экономическом словаре, делегирование полномочий — передача полномочий другому лицу. Применяется обычно как средство децентрализации управления (делегирование полномочий подчиненным со стороны руководителя). (Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б. Современный экономический словарь. 6-е изд., перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2011).

Напомним, что, по общему правилу, именно руководитель организации является ее законным представителем, т.е. может без доверенности представлять интересы организации в административных, налоговых, трудовых и гражданско-правовых правоотношениях, а также в судах (п. 1 ст. 27 НК РФ, ч. 2 ст. 25.4 КоАП РФ, ст. 33 ТК РФ, п. 1 ст. 53 ГК РФ, ч. 1 ст. 61 АПК РФ, ч. 2 ст. 48 ГПК РФ).

Также все документы от имени организации вправе подписывать ее руководитель. Однако документооборот в организации может достигать значительных объемов. И не всегда целесообразно использовать рабочее время руководителя на подпись на каждой официальной бумаге. Также руководитель может уйти в отпуск, заболеть, уехать в командировку и т.д., в связи с чем возникает необходимость делегировать право подписи.

В крупных организациях с большим количеством работников генеральный директор делегирует право решения кадровых вопросов и право подписи документов по кадрам должностному лицу, курирующему работу кадрового аппарата организации, — директору департамента персонала, менеджеру по персоналу и т.п.

В организациях, где созданы обособленные структурные подразделения (филиалы, представительства и др.), руководителям обособленных подразделений делегируется право подписи таких документов, как трудовые договоры с работником, гражданско-правовые договоры с исполнителями — физическими лицами, а также кадровые приказы и распоряжения.

1. Делегирование права подписи трудовых и гражданско-правовых договоров.

Согласно ст. 20 Трудового кодекса Российской Федерации права и обязанности работодателя — юридического лица в трудовых отношениях осуществляются органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами в порядке, установленном ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами.

Согласно ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре указываются сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями.

Учитывая вышеизложенное, полагаем, что правом заключать, изменять и расторгать трудовые договоры с работниками и решать другие вопросы в трудовых отношениях от имени работодателя может обладать лицо, имеющее соответствующие полномочия работодателя.

Для того чтобы делегировать полномочия на право подписи трудовых и гражданско-правовых договоров, достаточно оформить от лица организации соответствующую доверенность.

Согласно ст. 53 юридическое лицо приобретает свои права и обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законом и учредительными документами. В большинстве случаев в уставах организации таким органом указывается руководитель, то есть исполнительный орган. Другие сотрудники органами юридического лица не являются, а лишь состоят с ним в трудовых отношениях и действовать от имени юридического лица не вправе.

Таким образом, полномочия руководителя являются уставными, подтверждаются уставом и никто из работников, помимо руководителя, не имеет должностных полномочий на подписание гражданско-правовых и трудовых договоров от имени организации, в которой он работает. Другие лица, кроме руководителя, имеют право на подписание таких договоров только на основании доверенности.

В соответствии с п. п. 1, 4 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами.

Таким образом, право подписывать гражданско-правовые договоры от имени организации можно передать другому лицу. Передачу права подписи необходимо оформить письменной доверенностью за подписью руководителя организации. Унифицированной формы письменной доверенности на передачу права подписи нет. Срок действия доверенности организация определяет самостоятельно, исходя из конкретных обстоятельств.

В доверенности обязательно нужно указать дату ее составления. В противном случае она будет считаться недействительной (абз. 2 п. 1 ст. 186 ГК РФ).

Также необходимо указать срок действия доверенности. Если срок доверенности не указан, то срок действия доверенности будет составлять один год (абз. 1 п. 1 ст. 186 ГК РФ).

2. Делегирование полномочий на право подписи кадровой документации.

Как и в случае делегирования права подписи трудовых и гражданско-правовых договоров права и обязанности работодателя в трудовых отношениях могут осуществляться, в том числе, уполномоченными лицами. При этом сказано, что полномочия таких лиц оформляются в порядке, установленном учредительными документами организации и локальными нормативными актами (ст. 20 ТК РФ).

На возможность подписания приказов и других локальных нормативных актов по кадровой тематике не только руководителем организации, но и иным уполномоченным лицом указывают и подзаконные акты, которые регулируют порядок заполнения первичной учетной кадровой документации.

Например, в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее — Указания)) сказано, что приказ о приеме на работу (форма № Т-1) может быть подписан не только руководителем, но и уполномоченным лицом.

Учитывая рассмотренные ранее положения ст. 20 ТК РФ, полагаем, что генеральный директор в рамках своих полномочий вправе передать иному лицу полномочия на подписание кадровых документов.

И часто возникает вопрос: делегирование полномочий на право подписи кадровой документации следует оформлять приказом по организации или, как в случае с делегированием права подписи трудовых и гражданско-правовых договоров, необходимо оформить соответствующую доверенность?

Прежде всего, необходимо иметь в виду, что представителем работодателя может быть лицо, которое в соответствии с учредительными документами юридического лица либо локальными нормативными актами или в силу заключенного с этим лицом трудового договора наделено соответствующими полномочиями.

Таким образом, чтобы передать право подписи кадровых документов, нужно предусмотреть порядок такой передачи в локальном нормативном акте организации или сделать соответствующую оговорку в трудовом договоре, заключенном с уполномоченным лицом. Такой вывод следует из абз. 2 п. 12 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2, Письма Роструда от 08.04.2011 № 941-6-1.

Вместе с тем судьи ВС РФ не уточнили, какими конкретно документами можно подтвердить временную передачу полномочий руководителя, и в частности, нужно ли оформлять доверенность на уполномоченное лицо.

Нормы ст. 185 ГК РФ о том, что для делегирования полномочий руководителя издается доверенность, не являются обязательными при передаче полномочий по подписанию кадровых документов по причине того, что согласно положениям ст. 5 ТК РФ трудовые отношения регулируются трудовым законодательством.

Следовательно, ГК РФ, содержащий нормы гражданского (а не трудового) права, не является нормативным правовым актом, регулирующим трудовые отношения.

ФАС Восточно-Сибирского округа в Постановлении от 12.03.2009 № А19-7218/07-57-5-52-Ф02-826/09 по делу № А19-7218/07-57-5-52 утверждает, что приказа о передаче полномочий на время отсутствия руководителя, подписанного руководителем организации, достаточно для того, чтобы считать полномочия на подписание приказов по обществу переданными.

Но есть решения судов, в которых изложена иная позиция. ФАС Московского округа в Постановлении от 09.01.2004 по делу № КГ-А41/10211-03 признал незаконным принятие отказа от кассационной жалобы, подписанное исполняющим обязанности генерального директора, действующим на основании приказа генерального директора, так как, по мнению суда, руководитель назначается решением общего собрания, а полномочия и случаи исполнения его обязанностей уставом общества не предусмотрены.

Таким образом, при передаче уполномоченному лицу права на подписание от имени работодателя кадровых документов необходимо оформить доверенность от имени юридического лица.

При оформлении доверенности на подписание кадровых документов необходимо учитывать положения ГК РФ о доверенности.

Л.Б. Чернышева,
эксперт по вопросам бухгалтерского
учета и налогообложения
ООО «ИК Ю-Софт»