Командировки сотрудников: регламентация, оформление и налогообложение

Так, признается командировкой поездка работника на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации, например представительство или филиал (п. 3 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Можно учесть в качестве расходов на командировку затраты на служебную поездку работника в дочерние и зависимые организации (Письмо Минфина России от 02.09.2009 № 03-03-06/1/560). Признается в составе командировочных расходов оплата проезда по производственным вопросам надомного работника из места его постоянной работы (дома) к месту нахождения организации и обратно к месту постоянной работы (дому) (Письмо Минфина России от 27.05.2011 № 03-03-06/1/316). Обоснованы и могут быть учтены для налогообложения расходы на служебную поездку дистанционного сотрудника в место нахождения работодателя (Письмо Минфина России от 01.08.2013 № 03-03-06/1/30978).

Порядок оформления служебных командировок утвержден Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749 «Положение о порядке направления работников в служебные командировки» (с учетом изменений, внесенных Постановлениями Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 и от 29.07.2015 № 771).

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного. А днем приезда из командировки − дата прибытия транспорта в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее − последующие сутки. Причем если станция, аэропорт или пристань находится за чертой населенного пункта, то в период командировки засчитывается время, необходимое для проезда до точки отправления (п. 4 «Положения о порядке направления работников в служебные командировки»). Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

При направлении в командировку организация должна выдать работнику денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения, а также суточные, которые должны компенсировать дополнительные расходы на проживание вне места постоянного жительства. А работник обязан в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки представить работодателю авансовый отчет об израсходованных суммах (п. 26 «Положения о порядке направления работников в служебные командировки»). К авансовому отчету должны быть приложены все первичные документы, подтверждающие фактически понесенные в период служебной поездки расходы. На основании авансового отчета и приложенных к нему документов производится окончательный расчет с сотрудником по выданному авансу.

Таким образом, для признания служебной поездки сотрудника командировкой и подтверждения соответствующих расходов в целях бухгалтерского учета и налогообложения необходимо иметь следующий комплект документов:

• письменный приказ о направлении сотрудника в командировку;
• служебную записку сотрудника, если он едет к месту командировки и обратно на служебном, личном, арендованном или попутном транспорте;
• в случае проезда в командировку не на общественном транспорте − документы, подтверждающие использование служебного, личного, арендованного или попутного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта);
• при отсутствии первичных документов, подтверждающих срок командировки (билетов на проезд общественным транспортом, квитанций гостиницы и иных бланков строгой отчетности), – письменное подтверждение принимающей стороны о присутствии работника в месте командирования в течение определенного периода времени;
• авансовый отчет работника об израсходованных в связи с командировкой суммах;
• первичные документы, подтверждающие фактические расходы на проезд (билеты, путевые листы, чеки на ГСМ и т.п.), оформление проездных документов, предоставление в поездах постельных принадлежностей, наем жилого помещения, а также иные расходы, связанные с командировкой;
• табель учета рабочего времени (формы Т-12 и Т-13). За дни командировки в табеле проставляется код «К». Если сотрудник в командировке работает в свой выходной день, то используется два кода: «К» и «РВ», поскольку в соответствии со ст. 153 Трудового кодекса за работу в выходной день положена двойная оплата.

В соответствии со ст. 167 ТК РФ и п. 9 Постановления № 749 при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности), среднего заработка за период нахождения в командировке и в пути за все дни работы по графику командирующей организации, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Причем в тех случаях, когда Трудовым кодексом предусматривается сохранение за работником среднего заработка, следует исчислять именно средний заработок, а не выплачивать текущую заработную плату, даже если заработная плата оказывается выше среднего заработка, рассчитанного в установленном порядке (Письмо Роструда от 05.02.2007 № 275-6-0).

Наличие второй работы (как основной, так и по совместительству) не препятствует направлению работника в командировку. Если, конечно, не должны быть применены общие ограничения, например, в случае беременности или ученичества. Однако сотрудник должен сообщить второму работодателю о том, что его направляют в командировку, и оформить период своего отсутствия. В этом случае командирующая организация по заявлению работника выдает ему справку о направлении в служебную поездку или копию приказа о командировке. Вынужденное отсутствие, как правило, оформляется в виде отпуска за свой счет, для чего работник должен обратиться к работодателю с заявлением.

В случае «внутреннего совместительства» организация, направляя работника в командировку по одной из работ, фактически санкционирует его отсутствие на другой работе. Оплата в данном случае ничем не отличается от оплаты в ситуации с внешним совместительством: средний заработок сохраняется только по той работе, по которой работник направляется в поездку.

При расчете налога на прибыль в составе расходов на командировки учитываются (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ):

• оплата проезда работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• суточные или полевое довольствие;
• затраты на наем жилого помещения и оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, в номере, за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
• расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Глава 25 Налогового кодекса не содержит каких-либо ограничений по размеру суточных, выплачиваемых сотрудникам за период командировки. Поэтому данные расходы могут быть учтены на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе командировочных расходов в том размере, который установлен локальным нормативным актом организации.

От обложения НДФЛ и страховыми взносами суточные освобождены в одинаковом размере (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 422 НК РФ): 700 руб. в день при командировке в пределах Российской Федерации и 2 500 руб. в день – при загранкомандировках. Суммы суточных, превышающие данное ограничение, облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

В соответствии со ст. 223 НК РФ доход по излишне выданным суммам подотчетных средств возникает у сотрудника в последний день месяца, в котором был утвержден его авансовый отчет после возвращения из командировки. Удержать НДФЛ с такого дохода работодатель должен при первой возможности, т.е. в ближайший день выплаты денежных средств. Например, при выдаче зарплаты, премии или аванса (Письмо Минфина России от 05.05.2017 № 03-04-06/28037).

База для начисления обязательных взносов на пенсионное, медицинское и социальное страхование формируется согласно п. 1 ст. 424 НК РФ в день начисления выплат и иных вознаграждений в пользу работника. Поэтому начислить страховые взносы на сумму сверхнормативных суточных необходимо на дату утверждения авансового отчета работника.

Правильное определение даты начисления страховых взносов, удержания НДФЛ и признания расходов для налогообложения прибыли особенно важно при выплате валютных суточных по загранкомандировкам: от этой даты зависит курс Центрального банка, применяемый для пересчета валюты в рубли.

Более подробно узнать о порядке оформления и налогообложения командировочных выплат с учетом требований законодательства, разъяснений Минфина России и сложившейся судебной практики Вы сможете 27 июля на вебинаре «Командировки и разъездные работы: оформление, учет, налогообложение».

В.В. Сокуренко,
кандидат экономических наук, доцент, аттестованный преподаватель Института
профессиональных бухгалтеров России, руководитель и консультант большого
количества проектов в области налогообложения, бухгалтерского и управленческого
учета, финансового анализа и оптимизации затрат, автор ряда монографий и учебных
пособий по бухгалтерскому учету, налогообложению и антикризисному управлению

Материал подготовлен в рамках партнерской поддержки клиентов ООО «ИК Ю-Софт»