Что нужно учесть при оформлении доставки товара?

В общем случае согласно ст. ст. 223-224 Гражданского кодекса право собственности переходит к покупателю с момента вручения товара или его передачи перевозчику для доставки покупателю. То есть если товар должен доставить продавец, право собственности переходит в момент вручения товара покупателю в месте назначения. В случае самовывоза товара право собственности на него переходит тоже в момент вручения покупателю или перевозчику, но уже в месте нахождения поставщика. Но договором может быть установлен и иной момент перехода права собственности, например, с момента оплаты, с момента пересечения границы и т.д.

А условия поставки означают: откуда, куда, каким образом и, самое главное, за чей счет будет осуществляться поставка. Существуют общепринятые условия поставки (франко-станция назначения, франко-склад поставщика, франко-склад покупателя и т.д.). Этими правилами определены обязательства по несению расходов, связанных с доставкой, страховкой товаров, рисков потери и повреждения товаров.

При этом иногда момент перехода права собственности на товар не совпадает с датой поставки. Например, согласно договору право собственности на товар переходит к покупателю на его складе, а по условиям поставки покупатель обязан получить товар на станции и затем самостоятельно доставить его до своего склада. В этом случае транспортные расходы покупателя фактически относятся к «чужому» товару, поэтому обосновать их учет при расчете налога на прибыль будет достаточно проблематично. Поэтому для исключения налоговых потерь продавца и покупателя в отношении налога на прибыль и НДС необходимо обратить внимание на порядок доставки товара, установленный договором, а также документально подтвердить понесенные затраты.

Доставка товара может осуществляться одной из сторон сделки самостоятельно либо с привлечением транспортной организации.

При использовании собственного транспорта для подтверждения понесенных расходов необходимо иметь путевые листы с маршрутом следования и чеки на приобретение ГСМ.

В случае доставки товаров железнодорожным транспортом расходы на перевозку подтверждают железнодорожная накладная и грузовая квитанция. При использовании воздушного транспорта – накладная отправителя и грузовая накладная. При перевозке морским транспортом – коносамент. В случае использования арендованного транспорта расходы подтверждаются договором аренды.

Если же доставка товаров осуществляется с привлечением сторонней автотранспортной организации, для подтверждения понесенных расходов необходимо иметь договор на оказание транспортных услуг, товарно-транспортную и транспортную накладную.

Товарно-транспортная накладная является основным документом, предназначенным для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. В тех случаях, когда доставку товара заказывает и оплачивает покупатель, товарно-транспортная накладная – обязательный документ для подтверждения расходов на доставку (Письмо Минфина России от 15.06.2010 № 03-03-06/1/413).

Форма товарно-транспортной накладной (форма № 1-Т) утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Данный документ состоит из двух разделов:

• товарного, который определяет взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служит для списания ТМЦ у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей;
• транспортного, который определяет взаимоотношения заказчиков автотранспорта с организациями − владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов. Информация этого раздела служит для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.

Грузоотправитель составляет товарно-транспортную накладную для каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов. Документ выписывается в четырех экземплярах: первый остается у грузоотправителя, а второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя, вручаются водителю. Впоследствии водитель передает второй экземпляр грузополучателю, а третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются перевозчику.

В соответствии с п. 2 ст. 785 ГК РФ заключение договора перевозки груза подтверждается составлением и выдачей отправителю груза транспортной накладной. А согласно п. 6 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом (утв. Постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272) для подтверждения заключения договора перевозки груза должна быть оформлена транспортная накладная по форме, приведенной в Приложении № 4 к данным Правилам. Таким образом, транспортная накладная является основным документом, предназначенным для учета транспортной работы и расчетов заказчика с перевозчиком за оказанные услуги по перевозке грузов автотранспортом. Наличие данного документа является необходимым условием для принятия расходов на перевозку грузов (Письмо Минфина России от 11.11.2011 № 03-03-06/1/744). Следует подчеркнуть, что заменить транспортную накладную самостоятельно разработанным документом в целях подтверждения расходов на перевозку грузов нельзя, поскольку форма этого документа установлена законодательством (Письма Минфина России от 20.08.2015 № 03-03-06/1/41407, от 20.07.2015 № 03-03-06/1/41407, от 06.11.2014 № 03-03-06/1/55918 и др.).

По мнению Минфина России, для подтверждения затрат покупателя на транспортировку груза со склада продавца автотранспортом сторонней компании необходима как транспортная накладная, так и товарно-транспортная накладная формы № 1−Т (Письма Минфина России от 22.12.2011 № 03-03-10/123, от 27.02.2012 № 03-03-06/1/99), поскольку эти документы выполняют разные функции:

• товарно-транспортная накладная служит для учета транспортной работы и расчетов заказчиков с перевозчиком за оказанные услуги по перевозке грузов, поэтому она необходима для принятия в целях налогообложения прибыли расходов, связанных с перевозкой грузов;
• транспортная накладная обязательна к заполнению, поскольку устанавливает порядок организации перевозки грузов.

Однако ФНС России в Письме от 21.03.2012 № ЕД-4-3/4681 отметила, что для подтверждения затрат по перевозке груза автомобильным транспортом достаточно одного из документов: либо транспортной накладной, либо ТТН по форме № 1−Т, так как Налоговый кодекс в этом случае не устанавливает обязательного наличия обоих документов.

В.В. Сокуренко,
Кандидат экономических наук, доцент, аттестованный преподаватель
Института профессиональных бухгалтеров России, руководитель и
консультант большого количества проектов в области налогообложения,
бухгалтерского и управленческого учета, финансового анализаи
оптимизации затрат, автор ряда монографийи учебных пособий по
бухгалтерскому учету, налогообложению и антикризисному управлению

Материал подготовлен в рамках партнерской поддержки клиентов ООО «ИК Ю-Софт»