Как оформить выдачу трудовой книжки для оформления пенсии?

В трудовые книжки работников вносить сведения, не указанные в Трудовом кодексе РФ, а также правилах ведения и хранения трудовых книжек или инструкции по заполнению трудовых книжек, запрещено.

В рассматриваемом случае, если по запросу пенсионного фонда работодателю будет необходимо подтвердить, что работник работает в организации с момента внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу и по настоящее время, то, по нашему мнению, такое подтверждение необходимо составить в произвольной форме в виде справки.

В соответствии со ст. 62 Трудового кодекса Российской Федерации по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу; приказов о переводах на другую работу; приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате; о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование; о периоде работы у данного работодателя и др.). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

Порядок заполнения трудовой книжки и вкладыша в нее установлен ТК РФ, в частности ст. 66, ч. 5 ст. 84.1, Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими
работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее − Правила), и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее − Инструкция).

К сведениям, которые подлежат внесению в трудовую книжку, относятся, в частности (ч. 4, 5 ст. 66 ТК РФ, п. п. 4, 10, 21, 23 Правил):

• о выполняемой работе;
• о переводе на другую постоянную работу;
• об увольнении работника с основанием прекращения трудового договора;
• о награждении за успехи в работе;
• о квалификации;
• о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров;
• о времени военной и иной службы в соответствии с пп. «а» п. 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек;
• о восстановлении непрерывного трудового стажа;
• о работе по совместительству (по желанию работника).

Учитывая изложенное, полагаем, что в трудовые книжки работников вносить сведения, не указанные в Трудовом кодексе РФ, Правилах ведения и хранения трудовых книжек или Инструкции по заполнению трудовых книжек, запрещено.

Таким образом, если по запросу Пенсионного фонда работодателю будет необходимо подтвердить, что работник работает в организации с момента внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу и по настоящее время, то, по нашему мнению, такое подтверждение необходимо составить в произвольной форме в виде справки.

Данный вывод сделан на основании нормы ч. 1 ст. 62 ТК РФ, в которой определено, что по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления выдать работнику не только трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), но и копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу; приказов о переводах на другую работу; приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате; о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование; о периоде работы у данного работодателя и др.).

Никаких записей в трудовую книжку о том, что работник трудится в организации по настоящее время, делать не надо по причине того, что запись такого содержания не предусмотрена Трудовым кодексом РФ, Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Работодателю необходимо иметь в виду, что согласно ч. 1 п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Также, учитывая нормы ст. 62 ТК РФ, если работник не увольняется, то трудовую книжку ему надо выдать только в одном случае − когда она нужна работнику для целей обязательного социального страхования (обеспечения), например для назначения ему пенсии или ее перерасчета.

Выдать трудовую книжку работнику надо не позднее трех рабочих дней со дня получения от него письменного заявления о выдаче трудовой книжки (ст. 62 ТК РФ).

Учитывая, что форма заявления официально не утверждена, полагаем целесообразным, чтобы в заявлении работник указал, что он обязуется вернуть трудовую книжку работодателю не позднее трех рабочих дней со дня ее получения в Пенсионном фонде, а также взять с работника расписку, в которой будет указана дата получения трудовой книжки на руки.

На этом же заявлении работник должен расписаться в получении трудовой книжки. Для этого он должен собственноручно написать на заявлении слова «Трудовую книжку получил», дату получения трудовой книжки, свои Ф.И.О. и расписаться.

Такая расписка подтвердит правомерность отсутствия у вас трудовой книжки работника в случае проведения в организации проверки трудовой инспекцией.

Заявление работника следует зарегистрировать в журнале учета входящей корреспонденции.

Л.Б. Чернышева,
эксперт по вопросам бухгалтерского
учета и налогообложения
ООО «ИК Ю-Софт»