Инвентаризация активов и обязательств учреждения в 2026 году: вспоминаем важные нюансы и документы

Инвентаризационная комиссия и сроки

Избежать отклонений в годовой бухгалтерской и бюджетной отчетности за 2026 год поможет годовая инвентаризация. В учреждении этот процесс регулируют локальные акты: положения о порядке проведения инвентаризации и об инвентаризационной комиссии. Оба документа должны соответствовать общим требованиям и рекомендациям Минфина.

Инвентаризацию проводят в сроки, которые закреплены в учетной политике. Чтобы в них уложиться, нужно заранее определить объемы проверки. Это также поможет понять, сколько инвентаризационных комиссий задействовать и создавать ли рабочие комиссии.

Для оптимизации процесса проверку можно провести досрочно, например на 1 декабря. Однако часть результатов придется уточнить на 1 января 2027 года. Один из случаев – на отчетную дату возникла просроченная задолженность.

Объекты инвентаризации

В годовую инвентаризацию включают активы и обязательства, некорректное раскрытие информации о которых может повлиять на достоверность отчетности и финансовые решения учредителя. Это касается:

• объектов учета, по которым были расхождения при сверках в течение года (в консолидируемых расчетах и др.);
• особо ценного движимого имущества и сделок с ним, показателей расчетов по крупным сделкам;
• недвижимости, земельных участков и т.д.

Есть активы, которые не нужно проверять ежегодно. Например, объекты библиотечного фонда инвентаризируют раз в 5 лет, а иное движимое имущество – раз в 3 года.

Решение и описи

До инвентаризации оформляют решение о ее проведении (ф. 0510439). Приказ не нужен. Секретарь комиссии передает документ ее членам и ответственным лицам в день проверки или накануне в конце рабочего дня. Затем бухгалтерия формирует инвентаризационные описи по объектам, которые на начало инвентаризации отражены в регистрах учета. По этим описям комиссия будет проверять наличие объектов.

Напомним, с 2026 года используют несколько новых форм описей. Например, форму 0510469 применяют для расчетов с поставщиками, а форму 0510470 – для ценных бумаг и акций.

Сверка расчетов

Важный этап – сверка расчетов с контрагентами. Она помогает контролировать долги и подтверждать достоверность данных. С 2026 года в работе используют акт сверки (ф. 0510477). Его применяют для сверки расчетов:

• с контрагентами по документам – основаниям для поставки товаров (оказания услуг, выполнения работ);
• с прочими дебиторами (счет 0 210 05);
• администрируемых доходов (кроме администрируемых ФНС);
• кредитов, займов (ссуд);
• средств, полученных во временное распоряжение (счет 3 304 01).

В ряде случаев форма акта может быть произвольной (при сверке расчетов с работниками по зарплате, по счетам 301 00, 204 00, 215 00, по межбюджетным трансфертам и др.).

Вместе с актом контрагенту можно направить сопроводительное письмо, в котором указать срок подачи возражений. Он должен быть достаточным, чтобы успеть отразить корректировки в годовой отчетности. Например, можно отметить, что если нет возражений, то акт сверки считается согласованным.

При инвентаризации расчетов по налоговым обязательствам для сверки нужны справки о сальдо ЕНС и о принадлежности сумм ЕНП.

Расхождения и списание

Если комиссия обнаружит излишки или недостачи НФА (в т.ч. в пределах естественной убыли), заполняют ведомость расхождений (ф. 0504092). Ее прилагают к акту о результатах инвентаризации (ф. 0504835). В бухучете отклонения отражают на основании первички:

• решения о прекращении признания активами объектов НФА (ф. 0510440);
• акта о списании НФА (кроме транспортных средств) (ф. 0510454);
• акта о приеме-передаче объектов НФА (ф. 0510448).

Инвентаризационные описи и акт о результатах инвентаризации для этого не подходят.

Решение (ф. 0510440) также заполняют, если установили, что объект не соответствует критериям актива.

Если комиссия выявит сомнительную или безнадежную задолженность, то сумму списывают с баланса. Далее сомнительную задолженность учитывают на забалансовом счете 04.

Итоги

По итогам проверки комиссия заполняет на основании описей акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835) и подписывает этот документ. Утверждает акт руководитель учреждения.