Годовая инвентаризация в учреждении: новые электронные формы и важные детали в 2023 году

Чтобы начать инвентаризацию, сформируйте решение по форме 0510439 в виде электронного документа. Издавать, как раньше, приказ об инвентаризации не надо. В решении среди прочего обязательно укажите:

• причину инвентаризации;

• способ ее проведения (сплошной, выборочный) — графа 11 раздела 1;

• сроки — графы 6 - 8 раздела 1. Обратите внимание, дата начала инвентаризации не должна быть раньше даты решения о ее проведении;

• всех ответственных лиц;

• счета бухучета, которые нужно проверить;

• состав инвентаризационной комиссии. В разделе 2 выделите столько подразделов, сколько инвентаризационных комиссий назначили.

Если нет возможности оформить документ в электронном виде, составьте его на бумаге, а затем отсканируйте.

 

В состав комиссии включите не менее 3 человек: председателя, его заместителя и секретаря. Нельзя включать в состав комиссии материально ответственных лиц, чье имущество будут проверять.

Если инвентаризируете деньги (в т.ч. электронные) или другие финансовые активы и обязательства, которые принимаете к учету на основании расчетов бухгалтерии, то обязательно включите в комиссию главбуха. Это требуется, например, когда проверяете расчеты по зарплате, налогам.

Если в помощь основной комиссии создаете рабочую, то ответственным лицом назначьте одного из членов комиссии с правом голоса.

 

В годовую инвентаризацию проверьте все нефинансовые и финансовые активы, обязательства и другие объекты бухучета, которые находятся в учреждении на праве оперативного управления, в пользовании или аренде. Инвентаризацию основных средств можно проводить раз в три года, а библиотечных фондов — раз в пять лет.

Отметим, Минфин закрепит общие положения для инвентаризации, в т.ч. обновленные правила для комиссии и методы инвентаризации, в стандарте об учетной политике. Сейчас новшества проходят регистрацию.

Во время инвентаризации нужно не только проверить наличие имущества, но и выявить признаки его обесценения. Для этого проведите тест на обесценение по каждому объекту, который соответствует критериям актива.

 

Для оприходования излишков советуем использовать еще один новый документ — акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0510448). Отметим, обязательным для всех он становится лишь с 2024 года.

 

Годовую инвентаризацию проводите в срок, который установили в решении (ф. 051039). Ее можно начать, например, с 1 октября и провести до завершения финансового года.