Новая ЭЦП на старых документах

Информация в электронной форме, которая подписана ЭЦП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Он может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

В соответствии с п. 2 ч. 2 ст. 14 Закона № 63-ФЗ сертификат ключа проверки электронной подписи включает в себя наименование организации и ее местонахождение. Соответственно, смена наименования организации влечет необходимость смены и электронной подписи. При этом положения Закона № 63-ФЗ не относят смену наименования организации ни к основанию прекращения действия сертификата, ни к основанию для его аннулирования (ч. 6, 6.1 ст. 14 Закона № 63-ФЗ).

Электронная подпись организации в связи со сменой наименования организации была изменена, в связи с чем подписание новой ЭЦП документа, датированного до дня изменения наименования организации с указанием прежнего наименования данной организации, влечет несоответствие реквизитов подписи и данных, содержащихся в договоре. В данной ситуации лучше не ставить новую подпись, поскольку это может вызвать вопросы от контролирующих органов и будет очевидно свидетельствовать о подписании данного документа задним числом.

Полный текст документа в КонсультантПлюс:

Вопрос: Организация изменила наименование и сменила ЭЦП. Контрагент прислал в ЭДО на подписание документ со старым наименованием организации и датой до смены наименования. Можно ли подписать данный документ новой электронной цифровой подписью? (Консультация эксперта, 2021) {КонсультантПлюс}