Каршеринг в командировке

Согласно Письму УФНС России по г. Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687, если работник в командировке пользовался арендованным автомобилем, расходы можно учесть в прочих расходах.

Подтверждением затрат работника на каршеринг будет авансовый отчет, к которому он должен приложить договор аренды, документы, подтверждающие понесенные расходы и факт использования арендованного автомобиля в целях исполнения служебного поручения.

Каршеринг является краткосрочной арендой автомобиля. Заключить договор с каршеринговой компанией могут и сотрудник, и организация. Если машину арендует сотрудник, он оплачивает поездку со своей банковской карты. А компания решает, компенсировать такие расходы или нет.

В случае если работодатель против того, чтобы сотрудники пользовались каршерингом, необходимо написать об этом в локальном акте. Согласно ст. 188 Трудового кодекса РФ, работодатель вправе не компенсировать расходы, если сотрудник потратился в интересах компании без ее согласия.

Локальный акт необходимо составить и в том случае, когда компания не против каршеринга. Если компания установила, что сотрудники вправе использовать каршеринг, расходы на такой проезд работодатель обязан компенсировать (ст. 188 ТК РФ, Письмо Минфина России от 05.12.2017 № 03-04-06/80616).

Организация также может самостоятельно заключить договор с каршеринговой компанией, чтобы сотрудники ездили на арендованных автомобилях по служебным делам. В этом случае счета оплачивает работодатель, а сотрудник не несет никаких расходов.

Полный текст документа в КонсультантПлюс:

Статья: Как командированному работнику не стать жертвой каршеринга (Вагантов В.) («Практическая бухгалтерия», 2020, № 12) {КонсультантПлюс}