Банк экспертных заключений

Ответ:

Ведение личных дел необязательно для коммерческой организации.

Обоснование:

В обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. В силу ч. 3 ст. 42 Федерального закона № 79-ФЗ от 27 июля 2004 года «О государственной гражданской службе Российской Федерации» в личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа.

Обязательность ведения личных дел педагогических работников закреплена косвенным образом, по нашему мнению, в п. 20 Порядка проведения аттестации педагогических работников организаций, осуществляющих образовательную деятельность, утвержденном приказом Минобрнауки России от 07.04.2014 № 276.

Что касается работодателей- коммерческих организаций, то обязанности ведения личных дел у них нет. Вести личные дела работников, такие работодатели могут по собственной инициативе.

Однако, если в организации ведутся личные дела работников, то это позволяет поддерживать порядок в кадровой документации.

Полагаем, что ведение личных дел в организации в силу законодательства не является обязательным (за исключением ведения личных дел отдельных категорий работников), но если в организации личные дела ведутся, то это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент.

Если в организации принято решение о ведении личных дел, то порядок их ведения, состав личного дела, должен быть установлен в локальном нормативном акте организации.

В связи с тем, что трудовое законодательство не регламентирует порядок ведения и состав личных дел работников, то на практике, как правило, перечень документов в личном деле работника таков:

• анкета, заполняемая при приеме на работу;
• трудовой договор;
• должностная инструкция;
• копии приказов по сотруднику.
• личные карточки по форме Т-2 

Очень часто в личное дело работника подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя.
В Докладе с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 2 квартал 2017 г., утв. Рострудом, разъясняется, что работодатель вправе хранить копии документов работника при условии получения согласия работника на обработку персональных данных.(п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»)

Вместе с тем следует учитывать, что хранение копий документов работника в личных делах «на всякий случай» запрещается, должна быть конкретная цель, для которой можно дополнительно запросить копию того или иного документа.(ст 86 ТК)

В личное дело не должны включаться документы, не связанные с работой, - копии паспорта, документов об образовании, ИНН, СНИЛС, военного билета, о составе семьи и другие.

Эти документы гражданин предъявляет при приеме на работу, но не передает копии на хранение. Данные из этих документов вносятся в личную карточку Т-2 и возвращаются работнику.

Данный вывод подтверждается и судебной практикой.

В Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013 указано, что хранение копий паспорта, страниц военного билета, свидетельства о заключении брака, свидетельства о рождении ребенка на рабочем месте превышает объем обрабатываемых персональных данных работника, действующим законодательством не предусмотрено, нарушает права и свободы гражданина, снижает уровень прав и гарантий работника, противоречит федеральному законодательству.

Обращаем Ваше внимание, что хранение копий документов в личном деле, если оно рассматривается как нарушение законодательства РФ в области персональных данных может повлечь административную ответственность по ч. 1 – ч 2.1 ст. 13.11 КоАП РФ.

Автор: Чернышева Л.Б.
ООО «ИК Ю-Софт» Региональный центр Сети КонсультантПлюс