Где хранить трудовые книжки

Порядок хранения трудовых книжек не предусматривает уточнений в отношении конкретного места хранения трудовых книжек работников.

При этом определено хранение бланков трудовой книжки и вкладышей в нее в качестве документов строгой отчетности. Следует отметить, что бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105).

Согласно п. 41 Правил учет движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней. В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Также работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в целях обязательного социального страхования (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).

За нарушение установленного Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут установленную законодательством ответственность (п. 45 Правил).

Следовательно, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек может быть работник, как правило, сотрудник кадровой службы организации либо ее структурного подразделения (в том числе обособленного) или сам руководитель.

Под местом нахождения юридического лица понимается место его государственной регистрации на территории Российской Федерации (наименование населенного пункта (муниципального образования)), в котором находится его постоянно действующий исполнительный орган. Единый государственный реестр юридических лиц содержит адрес юридического лица в пределах его места нахождения (ст. 54 Гражданского кодекса РФ). Вместе с тем определение ответственного лица за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек из числа работников организации, по нашему мнению, не предполагает определения конкретного места хранения трудовых книжек, в том числе только у работодателя.

С учетом необходимости обеспечения трудовых прав работников в пользовании трудовой книжкой и соблюдения надлежащего порядка ведения книги учета трудовых книжек законодательство не запрещает передачу трудовых книжек работников на хранение в другое место в рамках гражданско-правового договора.

Например, в случае ведения кадрового учета работодателя сторонней организацией вопросы, связанные с хранением трудовых книжек работников, могут быть рассмотрены в рамках гражданско-правового договора наряду с оказанием услуг по ведению кадрового учета.

Также необходимо учитывать, что трудовые книжки содержат персональные данные работников и в случае передачи их на хранение следует соблюдать положения гл. 14 ТК РФ и Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Однако имеется мнение, что трудовые книжки должны храниться только у работодателя в силу п. 45 Правил.

Полный текст документа в КонсультантПлюс:

Вопрос: Правомерно ли хранить трудовые книжки работников не по адресу местонахождения организации? (Консультация эксперта, Департамент социального развития Правительства РФ, 2019) {КонсультантПлюс}