Инвентаризация расчетов и обязательств учреждения в 2025 году: важные моменты и новые документы

Годовую инвентаризацию задолженности можно начинать с 1 октября. В этот период нужно:

• проверить наличие задолженности;
• сверить даты ее возникновения и даты исполнения по правовому основанию;
• проверить правильность и обоснованность сумм по счетам 205 00, 206 00, 208 00, 209 00, 210 00, 301 00, 302 00, 303 00, 304 00 и забалансовым счетам 04, 20, 42;
• провести сверку расчетов с контрагентами;
• дать характеристику задолженности – текущая, долгосрочная, просроченная, сомнительная, безнадежная.

Отметим, если на 1 января 2026 года есть просроченная задолженность, то ее обязательно нужно проинвентаризировать на отчетную дату.

Сверка расчетов с контрагентами – эффективный инструмент контроля задолженности и способ подтверждения достоверности данных о ней. Советуем в своем порядке проведения инвентаризации указать, как именно подтверждаются расчеты с теми или иными контрагентами. Можно оформить привычный акт сверки либо использовать другой способ.

Новый акт сверки (ф. 0510477) уже можно использовать в работе, если закрепить такое правило в учетной политике. Вместе с тем если инвентаризация завершится в январе, то документ становится обязательным.

Акт применяют для сверки:

• с контрагентами по документам-основаниям для поставки товаров (оказания услуг, выполнения работ);
• с прочими дебиторами (счет 0 210 05);
• администрируемых доходов (кроме администрируемых ФНС);
• кредитов, займов (ссуд);
• средств, полученных во временное распоряжение (счет 3 304 01).

Этот акт не используют при сверке расчетов:

• по счетам 301 00, 204 00, 215 00;
• по межбюджетным трансфертам, субсидиям, субвенциям;
• с работниками учреждения, например по зарплате (счета 302 11, 206 11), и подотчетными лицами (счет 208 00);
• с нерезидентами по счетам 205 00, 206 00, 207 00, 302 00;
• с физлицами по счету 205 00.

В этих случаях форма акта может быть произвольной.

Также рекомендуем вместе с актом сверки направить контрагенту сопроводительное письмо, в котором указать срок подачи возражений. Этот срок должен быть достаточным, чтобы успеть отразить корректировки расчетов в годовой отчетности. Например, можно отметить, что если нет возражений, то акт сверки считается согласованным.

При инвентаризации расчетов по налоговым обязательствам достаточно запросить 2 справки:

• о сальдо ЕНС;
• принадлежности сумм ЕНП.

Обратите внимание, что в этом году Минфин рекомендовал свериться с налоговой до 15 декабря.

Результаты инвентаризации отражают в описях, сличительных ведомостях, актах о результатах инвентаризации. При этом для дебиторской и кредиторской задолженности есть спецформы. Одну из них – опись расчетов по поступлениям (ф. 0510468) – учреждения обязаны применять с 2025 года. Новую опись по расчетам с поставщиками (ф. 0510469) можно применять по мере организационно-технической возможности. Но, как и в случае с актом сверки, документ становится обязательным, если инвентаризация завершается в январе.

Если по результатам инвентаризации выявляют сомнительную или безнадежную задолженность, ее следует списать с баланса.