Переход учреждений на электронный документооборот: важные этапы

По общему правилу первичку и регистры бухучета нужно оформлять в электронном виде. Вариант на бумаге разрешен, лишь когда нет техвозможности электронного документооборота (ЭДО) или это право закреплено законом.

Пока за непереход на ЭДО ответственности нет, но отсутствие первички или регистров в любой форме грозит руководителю и главбуху штрафом.

Отметим, Минфин предлагает перенести ответственность на тех, кто отвечает за оформление первички. Однако изменения пока не приняты.

Базовый перечень обязательных документов установлен Приказом N 61н. При этом Приказ N 52н все еще не отменили, поэтому формы из него можно использовать и сейчас. Однако делать так рекомендуем, только если в Приказе N 61н нет аналогов.

Минфин продолжает пополнять альбом унифицированных форм. В этом году обязательными стали 5 новых документов. С 2026 года нужно будет применять еще 8, но можно это делать уже сейчас, отразив в учетной политике на 2025 год эти формы как досрочно применяемые.

Для перехода на ЭДО нужно сделать как минимум такие шаги:

• зафиксировать дату начала работы с ЭДО;
• скорректировать учетную политику (единую учетную политику), описав порядок формирования, заполнения и подписи электронных форм;
• назначить ответственных за подготовку и подписание ЭДО;
• установить сроки создания, подписания, утверждения и передачи электронных файлов;
• дополнить график документооборота;
• обеспечить сотрудников ЭП и дать доступ к системе централизованного бухучета;
• обновить справочники учетной программы;
• утвердить порядок списания кредиторской задолженности с забалансового счета 20;
• пересмотреть правила назначения материально ответственных лиц;
• проверить и при необходимости скорректировать положение о комиссии по поступлению и выбытию активов.

В графике на 2025 год надо заменить старые формы. Например, для инвентаризационной описи остатков на счетах учета денежных средств вместо формы 0504082 следует указать новую форму 0510464. При необходимости добавьте или измените документы, которые будете применять досрочно.

Напомним, что для графика документооборота нет утвержденного шаблона, поэтому форму нужно разработать самим.

Минфин регулярно дает рекомендации по заполнению новых форм с подробными примерами и схемами бизнес-процессов к ним. Такие разъяснения были в ноябре, июле и апреле 2024 года, ноябре и августе 2023 года, декабре 2022 года.

В свою очередь Казначейство обновляет инструкцию по работе с первичными учетными документами и регистрами в системе «Электронный бюджет».