Отменены командировочные удостоверения. Как по-новому оформлять командировки и учитывать расходы по ним

Операция

До 8 января 2015 г.

После 8 января 2015 г.

Зафиксировать цель командировки

В служебном задании, а затем в приказе руководителя

Сразу в приказе о направлении в командировку

Определить фактический срок пребывания в командировке

По отметкам  в командировочном удостоверении

По проездным документам. Если работник использовал личный транспорт, составляется служебная записка, к которой прилагаются оправдательные документы (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и т.д.)

Получить от работника письменный отчет о выполнении задания

Не нужно. Но работодатель вправе требовать от работника выполнения задания и наказывать за его невыполнение

Согласовать направление работника в командировку

Руководитель структурного подразделения, в котором работал командируемый, составлял служебное задание, на основании которого издается приказ

Вариант 1. Издать приказ без служебного задания.

Вариант 2. Подготовить внутренний документ  (например, служебное задание по старой форме или служебную записку от руководителя структурного подразделения), на основании которого будет издаваться приказ

На основании служебного задания , в котором перечисляются причины направления в командировку (в т.ч. и реквизиты служебных документов)

Вариант 1. На основании документов, которые объясняют причину командирования (например, договор с контрагентом, приказ о назначении проверки в филиале).

Вариант 2. По-прежнему на основании служебного задания, предусмотрев его оформление во внутреннем документе организации

На основании документов:

Командировочное удостоверение

—

• Решение (приказ) руководителя о направлении в командировку.
• Утвержденный руководителем авансовый отчет работника об израсходованных суммах.
• Документы, подтверждающие расходы: о найме жилья, о фактических расходах по проезду, об иных расходах.
• В случае задержки – оправдательные документы (например, справки из аэропортов, от железных дорог и др.)

1.Цель командировки

Процедура направления в командировку с 8 января 2015 г. существенно упростилась: теперь не нужно составлять служебное задание, оформлять командировочное удостоверение и получать у работника отчет о выполненном в командировке поручении . Это следует из пп. «б» - «е» п. 2 Изменений, которые вносятся в акты Правительства РФ (утв. Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595; далее - Изменения). Полагаем, что данные изменения упростят документооборот. Дело в том, что документы, исключенные из числа обязательных, содержат такие сведения либо подтверждают такие факты, которые есть в других связанных с командировкой документах или могут быть установлены на их основании.

Итак, рассмотрим, что в связи с указанными изменениями нужно учесть при оформлении командировки.

Цель командировки достаточно зафиксировать только в приказе о направлении в командировку .

До 8 января 2015 г. цель командировки фиксировалась в служебном задании, которое составлялось в обязательном порядке (п. 6 Положения о служебных командировках (в ред. от 16.10.2014)). Затем данная информация, как правило, повторялась в приказе. Теперь ее можно внести сразу в приказ, задание составлять не требуется. Такой вывод следует из пп. «б» п. 2 Изменений.

Несмотря на то что с 8 января 2015 г. служебное задание при направлении работника в командировку не является обязательным, работодатель в силу ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ вправе в локальном нормативном акте предусмотреть положение об оформлении этого документа, а также утвердить форму и порядок его составления.

 Подробнее об этом см. Согласование направления работника в командировку.

2. Срок пребывания

Фактический срок пребывания в месте командирования следует определять по проездным документам или служебной записке работника.

До 8 января 2015 г. документом, на основании которого работодатель мог определить фактический срок пребывания работника в месте командирования, являлось командировочное удостоверение (абз. 1, 3 п. 7 Положения о служебных командировках (в ред. от 16.10.2014), пп. «в» п. 2 Изменений).

Теперь этой же цели служат проездные документы, а если для проезда в место командирования и (или) обратно работник использовал личный транспорт (легковой автомобиль, мотоцикл) - служебная записка работника, к которой должны прилагаться оправдательные документы (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.). Это предусмотрено в п. 7 Положения о служебных командировках.

 Дополнительно см. Получение от работника документов после его возвращения из служебной командировки.

3. Отчет о выполнении задания

Не требуется получать у работника письменный отчет о выполненном в командировке задании

С 8 января 2015 г. утратил силу абз. 3 п. 26 Положения о служебных командировках, предусматривающий представление работником отчета о выполненном в командировке поручении (абз. 3 пп. «е» п. 2 Изменений).

Отмена данного требования связана, вероятно, с тем, что отчет фактически не подтверждал выполнение работником служебного поручения. Кроме того, непредставление этого документа не могло служить достаточным основанием для привлечения работника к дисциплинарной ответственности за неисполнение трудовых обязанностей в период командировки.

Обращаем внимание на то, что указанное изменение не влияет на право работодателя, в частности:

• требовать от работника выполнения в командировке служебного поручения;
• требовать представления результатов выполненной работы, если это возможно в силу содержания служебного поручения. Например, если фотокорреспондент командирован для подготовки фоторепортажа, работодатель вправе потребовать у него представления соответствующих материалов;
• привлекать работника к дисциплинарной ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него в период командировки трудовых обязанностей.

Данный вывод следует из совокупного анализа абз. 2 ч. 2 ст. 21, абз. 5, 6 ч. 1 ст. 22, ст. 166, ч. 1 ст. 192 ТК РФ, п. 2, абз. 2 п. 3 Положения о служебных командировках.

Согласование направления в командировку

До 8 января 2015 г. процедура была следующей. Работодатель принимал решение о направлении работника в командировку на основании служебного задания, составленного руководителем структурного подразделения, в котором работал командируемый. Затем издавался соответствующий приказ. Данные выводы следуют из п. 6 Положения о служебных командировках (в ред. от 16.10.2014), абз. 1 раздела «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку» Указаний по заполнению форм.

Начиная с 8 января 2015 г. служебное задание составлять не обязательно. Соответственно, работодатель вправе:

1. отказаться от описанной выше процедуры согласования и издавать приказ о командировании в отсутствие служебного задания. Это может быть удобно для небольших организаций или индивидуальных предпринимателей, т.е. для тех работодателей, численность работников которых невелика и потому нет необходимости в согласовании решения о направлении в служебную поездку с непосредственными руководителями;
2. предусмотреть порядок согласования направления работника в командировку в локальном нормативном акте в силу абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ.

При выборе второго способа можно руководствоваться приведенной выше процедурой. В таком случае порядок согласования будет следующим.

Шаг 1. Составление руководителем структурного подразделения, в котором трудится командируемый работник, документа, содержащего цель командировки и обоснование ее необходимости.
Отметим, что в качестве названного документа можно предусмотреть как служебное задание по форме, применявшейся работодателем до 8 января 2015 г. (в том числе по унифицированной форме № Т-10а), так и иной документ (например, служебную записку от руководителя соответствующего структурного подразделения).

Образец служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении. Унифицированная форма № Т-10а

Шаг 2. Направление указанного документа лицу, уполномоченному на подписание приказа о направлении работника в командировку (например, руководителю организации).

Издание приказа о направлении в служебную командировку

Содержание приказа

В приказе необходимо указать наименование работодателя, Ф.И.О. и должность работника, структурное подразделение, в котором он работает, место, а также срок и цель командировки, основание издания приказа. Это следует из ч. 1 ст. 166 ТК РФ, абз. 1 раздела «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку» Указаний по заполнению форм.

До 8 января 2015 г. в качестве основания издания приказа, как правило, указывалось служебное задание, что соответствовало п. 6 Положения о служебных командировках (в ред. от 16.10.2014), пп. «б» п. 2 Изменений, абз. 2 раздела «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» Указаний по заполнению форм.

После отмены данного документа рекомендуем приводить реквизиты (при их наличии) документа, на основании которого оформлялось служебное задание, например:

• договора с контрагентом, в соответствии с которым работнику необходимо было выехать для подписания акта приема-передачи работы;
• приказа о назначении проверки в филиале организации.

Отметим, что если работодатель после 7 января 2015 г. продолжает использовать служебное задание, предусмотрев требование об оформлении данного документа в локальном нормативном акте, в качестве основания приказа по-прежнему можно указывать служебное задание.

О возможности составления служебного задания после 7 января 2015 г. см. Согласование направления в командировку.

1.11. Начисляется ли НДФЛ на компенсацию командировочных расходов работнику, если в командировочном удостоверении отсутствует отметка о его прибытии и убытии (п. 3 ст. 217 НК РФ)?

Ситуация актуальна для правоотношений, возникших до 07.01.2015 (включительно). С 08.01.2015 вступило в силу Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595, согласно которому вносятся изменения в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). В новой редакции Положения не предусмотрено составление командировочного удостоверения.

23.3. Обязательно ли оформлять командировочное удостоверение для подтверждения расходов на однодневную командировку (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ)?

Ситуация актуальна для отношений, возникших с 25.10.2008 по 07.01.2015 (включительно). С 08.01.2015 вступило в силу Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595, согласно которому вносятся изменения в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). В новой редакции Положения не предусмотрено составление командировочного удостоверения.