Банк экспертных заключений
Если у Вас появились вопросы в области бухгалтерского учета, налогообложения, права или кадров и Вам нужен ответ на основании законодательной базы с ссылками на первоисточники, смело обращайтесь к нам. Опытные специалисты практики подготовят ответ с обоснованием и выводами по Вашему вопросу.
Работник во время отпуска уволился и уехал за границу на постоянное жительство. Трудовую книжку получить не успел. Может ли он направить по электронной почте скан-образ заявления о ее хранении в организации, а затем о пересылке за границу, если электронный документооборот в организации не используется?
Ответ:
Согласно разъяснениям эксперта Министерства труда и социальной защиты РФ, для хранения у работодателя трудовой книжки, не полученной работником при увольнении, заявление не требуется.
Скан-образ письменного заявления работника об отправлении трудовой книжки по почте не равнозначен письменному согласию работника. Работодатель не вправе отправить работнику его трудовую книжку по почте на основании скан-образа его письменного заявления.
Обоснование:
Свой ответ эксперт обосновывает следующим образом, трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя в соответствии с гл. IV Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (п. 43 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н (далее - Порядок № 320н)).
Таким образом, для хранения трудовой книжки в организации заявление работника не требуется.
В случае если в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. По письменному обращению работника, не получившего трудовой книжки после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника (ч. 6 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ).
Согласие работника об отправке трудовой книжки по почте должно быть выражено в письменной форме, при которой возможно доказать факт направления согласия (п. 2 Письма Минтруда России от 10.04.2014 № 14-2/ООГ-1347).
Следует отметить, что ТК РФ и Порядок № 320н не содержат положений о том, в какой форме должно быть выражено согласие работника на отправление трудовой книжки по почте.
Электронный образ документа не заменяет собой бумажный оригинал документа (см., например, Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 05.08.2020 № 33-12647/2020).
Таким образом, скан-образ письменного заявления работника на отправление трудовой книжки по почте не равнозначен письменному согласию работника. Работодатель не вправе отправить работнику его трудовую книжку по почте на основании скан-образа его письменного заявления.
Также обращаем внимание, что трудовые книжки не подлежат вывозу и пересылке за границу (ст. 3 Закона СССР от 24.06.1991 № 2261-1 «О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу»).
Данное мнение не является официальным разъяснением, а является мнением автора по изложенному вопросу.
Автор: Горбунова Т.Е.
ООО «ИК Ю-Софт» Региональный центр Сети КонсультантПлюс
Если Вы не нашли ответа на свой вопрос, обращайтесь к нам за консультацией. Мы с удовольствием ответим на Ваш вопрос на основании проверенных документов, включенных в Систему Консультант Плюс
Задать вопрос
