СБиС – Онлайн: Получение электронных документов от поставщиков

С помощью СБиС – Онлайн Вы можете обмениваться самыми разными юридически значимыми документами с другими организациями или ведомствами. Электронный документооборот в нашей стране только набирает силу, но уже сейчас крупные ресурсоснабжающие организации, такие как ОАО «Ростелеком», ОАО «Мосводоканал», ОАО «Мосэнергосбыт» и другие, рассылают своим клиентам закрывающие акты и счета-фактуры через систему СБиС – Онлайн. Как можно получить эти документы, подписать их и сохранить на диске? Мы с Вами уже зарегистрировались и вошли в систему (о том, как это сделать мы писали в предыдущих статьях, посвященных системе СБиС - Онлайн).

Информацию о том, что получены новые документы от контрагента, мы увидим в извещениях на главной странице сайта.

Здесь же, на главной странице, можно настроить отправку e-mail или SMS-уведомлений о поступлении документов в систему. Для этого:

• В главном окне нажмите «Извещать меня по e-mail/sms».
• Укажите наиболее удобный способ оповещения – sms или по e-mail (или оба способа одновременно).
• Если Вы хотите получать уведомления по sms, то укажите свой часовой пояс и удобное время отправки сообщений. Sms будут поступать не чаще 1 раза в сутки в указанный Вами промежуток времени.

После этого нажмите «Сохранить», ваша подписка отразится на главной странице.

В любой момент Вы можете поменять настройки оповещения или вообще отписаться от рассылки всеми указанными способами.

Теперь перейдем к полученным документам одним из способов:

• кликнув по соответствующей ссылке в извещениях
• кликнув по счетчику во входящих документах.

Откроется реестр входящих документов, где мы можем либо отклонить, либо утвердить документы.

Ознакомиться с полученным документом можно только после отправки поставщику извещения о получении. Для этого нажимаем кнопку «Подписать извещение о получении». Извещение о получении документа будет отправлено поставщику автоматически после нажатия кнопки.

Важно! Извещение о получении не означает, что Вы подписали документ, отправленный поставщиком. Это – всего лишь служебный документ, требуемый регламентом электронного документооборота.

Теперь полученный документ или комплект документов станут доступны для просмотра и других действий.
Если замечаний к документу нет, то подписываем его (выбираем «Утвердить», документ подпишется Вашей электронной подписью), если замечания есть — отклоняем, указав причину в комментариях.

В итоге и у продавца, и у покупателя появляются юридически значимые экземпляры документов со всеми необходимыми подписями.

О нюансах хранения и представления электронных документов в различные инстанции мы расскажем в следующих статьях.

Если у Вас возникли вопросы по работе в программах СБиС, задайте их сотрудникам Департамента электронной отчетности по тел. (495) 956-08-80.

Электронная версия данной статьи доступна на сайте sbis.usoft.ru.