logo
Ю-Софт. Всегда с Вами

РАБОТАЕМ С 1993 ГОДА

Горячая линия

(495) 956-08-80

1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 – Еще один способ учета билетов

Версия для печати

Наша сегодняшняя статья посвящена бухгалтерскому учету расходов на электронные билеты, приобретаемые организацией для командировок сотрудников.

Порядок учета электронных проездных документов законодательством не регламентирован. На практике, в бухгалтерском учете, сложились два способа учета электронных билетов: в качестве денежных документов, учитываемых на счете 50.03 «Денежные документы», или в качестве предоплаты услуг перевозчика с использованием счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Методика учета электронных проездных билетов в качестве денежных документов использовалась в программе безальтернативно со времени ее разработки. Но, не так давно, начиная с версии 3.0.68 во всех вариантах поставки программы 1С:Бухгалтерии 8 поддерживается интеграция с сервисом Smartway, предназначенным для планирования и организации деловых поездок в режиме онлайн. Приобретенные через сервис Smartway электронные проездные билеты передаются в программу автоматически.

 В рамках интеграции с сервисом Smartway в программе произошли некоторые изменения: появился новый справочник Билеты, в плане счетов появился новый счет учета, был доработан документе Авансовый отчет. Но доступ к этим доработкам был возможен только при включенной интеграции со Smartway (иначе все, что относится к билетам, в программе было скрыто).

Совсем недавно разработчики еще доработали программу. Теперь в программе 1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0, начиная с релиза 3.0.81, пользоваться новой методикой учета электронных проездных документов могут все пользователи программы, а не только использующие сервис Smartway. Таким образом, теперь в программе поддерживаются два варианта учета электронных билетов: в качестве денежных документов и в качестве предоплаты услуг перевозчика. Первый вариант учета давно всем известен, поэтому в данной статье мы рассмотрим только новый вариант учета.  

При методике учета электронных проездных документов в бухгалтерском учете в качестве предоплаты услуг перевозчикам (дебиторская задолженность) в программе используется новый специальный счет учета, новый справочник и новый документ.
В плане счетов к счету 76 открыт новый субсчет 76.14 «Приобретение билетов для командировок». Счет предназначен для учета билетов, приобретенных организацией для командированных сотрудников. Аналитический учет по счету ведется по каждому командированному сотруднику (субконто Работники организаций) и по каждому приобретенному билету (субконто Билеты). Каждый сотрудник является элементом справочника Физические лица, а каждый билет является элементом справочника Билеты. Учет по счету ведется в валюте Российской Федерации.

Счет бухгалтерского учета 76.14 и его характеристики показаны на Рис. 1.

 1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 – Резерв на оплату отпусков в программе

Рис. 1

Для хранения реквизитов проездных документов в программе используется новый справочник Билеты. Справочник содержит совсем немного реквизитов, но почти все реквизиты являются обязательными.

При заполнении в справочнике указывается номер и дата продажи приобретенного билета, сотрудник, для которого приобретается билет (пассажир), перевозчик, маршрут и дата отправления.

Заполненный элемент справочника Билеты (в соответствии с нашим будущим примером) показан на Рис. 2.

 1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 – Резерв на оплату отпусков в программе

Рис. 2

А теперь давайте рассмотрим простой пример.

Сотрудник организации Иванов Иван Иванович командируется для участия в семинаре, посвященному проблеме размножения кузнечиков в неволе. Семинар проходит в городе Новосибирске с 21 по 24 ноября 2020 года. В связи с этим событием, организацией в авиакомпании Россия был приобретен билет стоимостью 8 400 рублей, в том числе НДС 20% (1 400 рублей).

Для отражения в программе факта безналичной оплаты билета может использоваться документ Списание с расчетного счета с обычным видом операции Оплата поставщику.

В качестве счета расчетов с поставщиком мы в нашем примере будим использовать счет 76.05 «Расчеты с прочими поставщиками и подрядчиками».

Документ Списание с расчетного счета и результат его проведения показаны на Рис. 3.

 1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 – Резерв на оплату отпусков в программе

Рис. 3

Если организация использует сервис для управления командировками Smartway, то все приобретенные билеты загружаются в справочник Билеты полностью автоматически. Дополнительные операции с билетами, такие как обмен или возврат, отражаются в учете также полностью автоматически.

Для тех, кто вышеназванный сервис не использует, разработчиками создан простой удобный документ Поступление билетов. Данный документ выполняет четыре вида операций: Покупка, Доплата, Обмен и Возврат.

В данный момент нас, естественно, интересует документ Поступление билетов с видом операции Покупка.

В документе выбирается (или создается и выбирается) приобретенный билет, указывается контрагент (в нашем примере он соответствует перевозчику) и стоимость билета. В качестве счета расчетов мы уже выбрали счет 76.05.

При проведении документ оприходует приобретенный авиабилет, как дебиторскую задолженность по счету 76.14 «Приобретение билетов для командировок», и зачтет предоплату. Как мы уже отмечали, учет по счету 76.14 ведется в разрезе сотрудников и приобретенных для них проездных документов.

Документ Поступление билетов с видом операции Покупка и результат его проведения показаны на Рис. 4.

 1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 – Резерв на оплату отпусков в программе

Рис. 4

Документ Поступление билетов с видом операции Доплата используется в программе для отражения в бухгалтерском учете фактов приобретения дополнительных услуг: выбор места, багаж, питание и т.п. Эти услуги должны быть включены в общую сумму в маршрутной квитанции.

Для удобства при полете, для сотрудника Иванова была приобретена дополнительная платная услуга – место повышенной комфортности с увеличенным расстоянием между рядами. Стоимость услуги составляет 1 080 рублей, в том числе НДС 20% (180 рублей).  

В документе Поступление билетов с видом операции Доплата выбирается уже существующий приобретенный билет, указывается контрагент и стоимость дополнительной услуги.

При проведении документ сформирует точно такие же бухгалтерские проводки, как и при покупке билета. В результате стоимость билета (дебиторская задолженность) на счете 76.14 в бухгалтерском учете увеличится на стоимость приобретенной дополнительной платной услуги.

Документ Поступление билетов с видом операции Доплата и результат его проведения показаны на Рис. 5.

 1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 – Резерв на оплату отпусков в программе

Рис. 5

Документ Поступление билетов с видом операции Обмен используется в программе при обмене электронного билета. Это может произойти при изменении даты отправления, изменении маршрута и других параметров билета, при котором меняется номер электронного билета в системе бронирования. Эта операция означает одновременное списание старого билета и оформление нового.

В связи с переносом даты начала семинара с 20 на 27 ноября 2020 года, организация была вынуждена произвести обмен электронного билета для командируемого сотрудника. Обмен билета был произведен без дополнительной оплаты.

При заполнении, в документе Поступление билетов с видом операции Обмен выбирается обмениваемый (сдаваемый) билет и выбирается (создается и выбирается) новый билет. Как всегда, указывается контрагент и указывается полная стоимость нового билета.

При проведении документ в бухгалтерском учете списывает с кредита счета 76.14 в дебет счета 76.05 стоимость старого сданного билета и оприходует по дебету счета 76.14 в корреспонденции с кредитом счета 76.05 новый билет. Так как в нашем примере обмен билета производится без доплаты, никакой задолженности в бухгалтерском учете не возникает.

Документ Поступление билетов с видом операции Обмен и результат его проведения показаны на Рис. 6.

 1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 – Резерв на оплату отпусков в программе

Рис. 6

Иванов заболел. 17 ноября 2020 года стало ясно, что ехать в командировку и участвовать в работе семинара он не в состоянии. Авиабилет пришлось сдать. Перевозчиком из стоимости билета было удержано 1 500 рублей.

Теперь нам понадобится документ Поступление билетов с видом операции Возврат.

В документе выбирается возвращаемый (сдаваемый) билет, при этом стоимость билета (сумма) заполняется автоматически по данным бухгалтерского учета. Необходимо только указать сумму, удерживаемую перевозчиком. В документе соответствующий реквизит называется «штраф».  

При проведении документ в бухгалтерском учете, во-первых, списывает с кредита счета 76.14 в дебет счета 76.05 стоимость возвращаемого билета, а во-вторых, списывает с кредита счета 76.05 в дебет счета 91.02 «Прочие расходы» сумму удержанных денежных средств (штраф). В качестве аналитики счета 91.02 используется предопределенная статья прочих доходов и расходов с названием «Штрафы, пени и неустойки к получению (уплате)».

Документ Поступление билетов с видом операции Возврат и результат его проведения показаны на Рис. 7.

 1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 – Резерв на оплату отпусков в программе

Рис. 7

В результате возврата билета, после частичного удержания денежных средств, перевозчик должен возвратить организации 7 980 рублей.

Факт возврата денежных средств можно отразить в программе с помощью документа Поступление на расчетный счет с видом операции Возврат от поставщика.

Документ Поступление на расчетный счет и результат его проведения показаны на Рис 8.

 1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 – Резерв на оплату отпусков в программе

Рис. 8

Операции, произошедшие с конкретным проездным документом, можно отследить в справочнике Билеты по ссылке Операции с билетом. Все операции с билетами, произошедшие в нашем примере, показаны на Рис. 9.

 1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 – Резерв на оплату отпусков в программе

Рис. 9

Мы рассмотрели все возможные операции, которые можно выполнить в программе с помощью документа Поступление билетов. И убедились, что этот документ очень прост и удобен в использовании. А теперь давайте завершим наш пример.

В связи с болезнью Иванова, руководством организации было принято решение направить в командировку для участия в семинаре другого ведущего в данной области сотрудника – Петрову Марию Петровну. В этих целях у авиакомпании Россия организацией был приобретен новый авиабилет. Стоимость билета составляет 10 800 рублей, в том числе НДС 20% (1 800 рублей).

Документ Поступление билетов и результат его проведения показаны на Рис. 10.

 1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 – Резерв на оплату отпусков в программе

Рис. 10

Петрова успешно и плодотворно отработала в командировке и выполнила все задачи, поставленные перед ней руководством. Прибыв из командировки, она вышла на работу и предоставила в бухгалтерию авансовый отчет. В ее авансовом отчете нас будет интересовать только один проездной документ. Стоимость проезда включается в расходы на дату авансового отчета.

В программе имеется два вида интересующего нас документа: старый документ Авансовый отчет с наличием множества закладок, и новый, упрощенный документ, появившийся в программе не так давно, который называется Авансовый отчет по командировкам. 

В документе Авансовый отчет появилась новая закладка Билеты, в табличной части которой отражается список билетов, приобретенных для подотчетного лица.

В строке табличной части выбирается использованный подотчетным лицом билет. Стоимость билета, ставка НДС, сумма НДС и перевозчик заполняются автоматически. Необходимо только указать счет затрат и его аналитику. В нашем примере используется счет 26 «Общехозяйственные расходы», а в качестве его аналитики используется статья затрат Командировочные расходы. Табличная часть может быть заполнена полностью автоматически по кнопке «Заполнить».

При проведении документ списывает стоимость билета с кредита счета 76.14 «Приобретение билетов для командировок» в дебет счета 26 (стоимость без НДС), и выделяет по дебету счета 19.04 «НДС по приобретенным услугам» сумму предъявленного НДС. Также документ делает запись в регистр накопления НДС предъявленный.

Документ Авансовый отчет и результат его проведения представлены на Рис. 11.

 1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 – Резерв на оплату отпусков в программе

Рис. 11

Если мы используем документ Авансовый отчет по командировкам, то стоимость приобретенных организацией билетов автоматически отражается в «подвале» документа в виде ссылки. По данной ссылке можно для просмотра или корректировки перейти к табличной части Билеты.

При проведении документ, в части билетов, формирует проводки, аналогичные рассмотренным нами чуть ранее.  

Документ Авансовый отчет по командировкам показан на Рис. 12.

 1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 – Резерв на оплату отпусков в программе

Рис. 12

В соответствии с п. 7 ст. 171 НК РФ, суммы налога, уплаченные по расходам на командировки, в том числе по проезду к месту служебной командировки и обратно, подлежат вычетам.

В соответствии с п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, Постановления Правительства РФ от 26 декабря 2011г. № 1137, при приобретении услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, в книге покупок регистрируются счета-фактуры либо заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности или их копии с выделенной отдельной строкой суммой налога на добавленную стоимость, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке.

Проездные билеты являются бланками строгой отчетности, поэтому при записи документа Авансовый отчет или Авансовый отчет по командировкам автоматически на основании этих документов создается документ Счет-фактура полученный с видом Бланк строгой отчетности. Номер и дата созданного документа соответствуют номеру и дате билета.

Проводится документ также автоматически при проведении авансового отчета. При включенном флажке Отразить вычет НДС в книге покупок документ формирует бухгалтерскую проводку по вычету НДС (Дт 68.02 - Кт 19.04), списывает регистр накопления НДС предъявленный и формирует запись в регистр накопления НДС Покупки, то есть делает запись в книгу покупок.

Документ Счет-фактура полученный с результатом проведения показан на Рис. 13.

 1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 – Резерв на оплату отпусков в программе

Рис. 13

Последнее, что мы с вами сделаем – это убедимся, что все билеты (а их у нас в примере было три штуки) корректно списаны в бухгалтерском учете.  Для этого мы обратимся к оборотно-сальдовой ведомости по счету 76.14 (Рис. 14).

 1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 – Резерв на оплату отпусков в программе

Рис. 14

Как мы убедились, новый способ учета билетов, предложенный разработчиками программы, прост и достаточно удобен. Каким способом учитывать электронные билеты: в качестве денежных документов или в качестве дебиторской задолженности, решать бухгалтеру.

 

М.М. Журко,
Преподаватель Отдела обучения 1С:
Франчайзи Ю-Софт

Доступ к документам КонсультантПлюс на 3 дня БЕСПЛАТНО
Заказать

Ближайшие семинары

8авг.
Актуальные вопросы трудового законодательства

Белова Елена Алексеевна

8авг.
Новое в бухгалтерском и налоговом учете в 2022 году

Шестакова Екатерина Владимировна

все семинары и вебинары

Фишки 1С

© Единый центр правовой поддержки «Ю-Софт» Помощь по сайту
Центр контроля качества

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.