1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 - Учет представительских расходов

Наша сегодняшняя статья посвящена представительским расходам.

Развернутое определение представительских расходов содержится в п. 2 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ). В соответствии с вышеназванным пунктом к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Представительские расходы в целях налогообложения прибыли относятся к нормируемым расходам. В соответствии с тем же п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Имеются особенности и в применении налоговых вычетов по НДС. В соответствии с п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы налога по представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.

С законодательством все понятно. Осталось разобраться, как вышеназванные положения реализованы в программе 1С: Бухгалтерия 8 редакция 3.0.

Рассмотрим пример.

Организация «Рассвет» применяет общий режим налогообложения – метод начисления и ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций». Организация является плательщиком НДС. Организация занимается торговой деятельностью.

В сентябре 2018 г. в организации был устроен официальный прием для проведения переговоров с представителями покупателей. Стоимость приема, проведенного привлеченной организацией общественного питания, составляет 53 100 руб., в том числе НДС 8 100 руб. На приобретенные услуги от поставщика получены акт и счет-фактура.

Затраты на организацию официального приема для проведения переговоров с контрагентами в бухгалтерском учете включаются в состав расходов по обычным видам деятельности в качестве расходов на продажу. Расходы признаются в полном объеме в периоде подписания акта. В бухгалтерском учете в данном случае может использоваться счет затрат 44.01 «Издержки обращения в организациях, осуществляющих торговую деятельность».

В целях налогообложения прибыли данные затраты относятся к представительским расходам и включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ) в сумме, как мы уже говорили, не превышающей 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Нормировка представительских расходов в целях налогообложения в программе производится автоматически при закрытии месяца. Но для того чтобы эта нормировка произошла, бухгалтеру при отнесении затрат на счета бухгалтерского учета необходимо использовать правильную статью затрат. Реквизит Вид расхода в статье затрат должен иметь значение Представительские расходы.

Используемый в примере элемент справочника Статьи затрат показан на Рис. 1.

Рис. 1

Для отражения в программе факта приобретения услуги воспользуемся документом Поступление (акты, накладные) с видом операции Услуги.

В «шапке» документа укажем контрагента — организацию общественного питания и договор с ним.

В табличной части выберем соответствующую номенклатуру с видом Услуги, укажем ее стоимость и ставку НДС. В качестве счета учета в бухгалтерском и налоговом учете выберем счет 44.01 с аналитикой (статьей затрат) Представительские расходы. Укажем счет учета НДС − 19.04 «НДС по приобретенным услугам» (в настроенной программе счет 19.04 установится автоматически).

В «подвале» документа зарегистрируем полученный от поставщика счет-фактуру (создадим документ Счет-фактура полученный).

При проведении документ учтет по дебету счета 44.01 в бухгалтерском и налоговом учете 45 000 руб. представительских расходов и выделит на счет 19.04 НДС в сумме 8 100 руб. В целях дальнейшего формирования книги покупок документ сформирует запись в специальный регистр накопления по учету НДС − НДС предъявленный.

Документ Поступление и результат его проведения показаны на Рис. 2.

Рис. 2

Так как в соответствии с п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам подлежит только сумма НДС, которая относится к принятым в целях налогообложения прибыли представительским расходам (а мы пока не знаем, сколько у нас будет таких расходов), необходимо не забыть заглянуть в документ Счет-фактура полученный и снять флажок Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения (если он установлен). При снятом флажке документ не формирует бухгалтерскую проводку по вычету НДС и запись в книгу покупок. Эти действия необходимо выполнить позже.

Документ Счет-фактура полученный показан на Рис. 3.

Рис. 3

При закрытии месяца расчетом сумм, принимаемых к расходам в целях налогообложения прибыли по нормируемым расходам, занимается регламентная операция Расчет долей списания косвенных расходов. Данная регламентная операция не формирует никаких бухгалтерских проводок. Поэтому давайте закроем месяц сентябрь и посмотрим справку-расчет этой регламентной операции. Нас сейчас интересует только строка по представительским расходам.

Справка-расчет представлена на Рис. 4.

Рис. 4

Справка-расчет нам сообщает, что у нас есть 45 000 руб. представительских расходов, но исходя из фонда оплаты труда в целях налогообложения в состав расходов, уменьшающих базу налога на прибыль, может быть принято только 28 495,89 руб. Вышеназванная сумма в этом месяце должна быть включена в состав расходов, а на остаток 16 504,11 руб. (45 000 руб. - 28 495,89 руб.) должна быть сформирована постоянная разница.

К сожалению, в справке-расчете отсутствует база для нормирования − сумма расходов по оплате труда. Поэтому, чтобы проверить правильность произведенного программой расчета (а заодно и правильность отражения расходов на оплату труда в учете), обратимся к регистрам налогового учета.

Первый регистр, который нас интересует, так и называется: «Расходы на оплату труда» (Рис. 5).

Рис. 5

Из данного регистра мы видим, что сумма расходов на оплату труда в организации за 9 месяцев составляет 675 000 руб.

Если в нашей организации имеет место добровольное личное страхование сотрудников (п. 16 ст. 255 НК РФ), то нас интересует еще один регистр налогового учета с названием «Расходы на добровольное страхование» (Рис. 6).

Рис. 6

Сумма расходов на добровольное страхование в организации за 9 месяцев составляет 37 397,26 руб.

Итого общая сумма расходов на оплату труда составляет 712 397,26 руб.

Проверим расчет: 712 397,26 рублей * 4% = 28 495,89 руб. Все верно!

В зависимости от выбора бухгалтерского счета отнесения затрат проводки, в соответствии с рассчитанным результатом нормирования могут формировать регламентные операции Закрытие счетов 20, 23, 25, 26 и Закрытие счета 44. Мы учитывали представительские расходы на счете 44.01, поэтому в нашем примере проводка по результатам нормирования будет сформирована регламентной операцией Закрытие счета 44.

В бухгалтерском учете с кредита счета 44.01 в дебет счета 90.07.1 «Расходы на продажу» будет списано 45 000 руб. (расходы признаны полностью), а в налоговом учете − 28 495,89 руб. (4% от расходов на оплату труда). И, соответственно, в проводке будет зарегистрирована постоянная разница в сумме 16 504,11 руб.

Проводка регламентной операции Закрытие счета 44 представлена на Рис. 7.

Рис. 7

Как следствие, на счете 44.01 по статье Представительские расходы после закрытия месяца в налоговом учете останется сальдо в сумме 16 504,11 руб. (и соответствующая постоянная разница со знаком минус). Эта сумма представительских расходов еще может быть принята к расходам в целях налогообложения прибыли в последующих отчетных и налоговом периодах.

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 44.01 представлена на Рис. 8.

Рис. 8

Регламентная операция Закрытие счета 44 признала по дебету счета 90.07.1 положительную постоянную разницу (ПР). Следовательно, в этом месяце, в соответствии с ПБУ 18/02, будет начислено постоянное налоговое обязательство (ПНО), которое увеличит текущий налог на прибыль. Сумма ПНО рассчитывается по следующей формуле:

ПНО = ПР * СТнп = 16 504,11 руб. * 20% = 3 300,82 руб.

Справка-расчет и проводка регламентной операции Расчет налога на прибыль показаны на Рис. 9.

Рис. 9

Вот теперь, после закрытия месяца, мы знаем сумму представительских расходов, учитываемых в целях налогообложения в составе расходов, уменьшающих базу налога на прибыль. И только теперь мы можем заняться вычетом по НДС. Данной сумме расходов соответствует сумма НДС в размере 5 129,26 руб. (28 495.89 руб. * 18%).

Для принятия к вычету рассчитанной суммы НДС по представительским расходам воспользуемся регламентным документом по НДС Формирование записей книги покупок.

Табличную часть Приобретенные ценности удобно заполнить с помощью соответствующей кнопки. Строки, относящиеся к представительским расходам, легко определить по соответствующему виду ценности. У нас в примере все просто − строка всего одна. Поэтому в графе Сумма необходимо указать сумму признанных в целях налогообложения представительских расходов. Соответствующая сумма НДС рассчитается автоматически. Если бы у нас было несколько счетов-фактур по представительским расходам, то сумму признанных в целях налогообложения представительских расходов пришлось бы делить по всем счетам-фактурам пропорционально сумме счета-фактуры.

Заполнение и проводка документа Формирование записей книги покупок, в части нашего примера, показаны на Рис. 10.

Рис. 10

А теперь мы посмотрим, что же будет происходить с представительскими расходами дальше.

Наступил следующий месяц. Была начислена заработная плата сотрудникам, признаны расходы на добровольное страхование. Расходы на оплату труда в организации «Рассвет» за 10 месяцев составляют 791 643,84 руб. Причем других представительских расходов в организации больше не было.

Справка-расчет регламентной операции Расчет долей списания косвенных расходов за октябрь представлена на Рис. 11.

Рис. 11

Исходя из увеличившегося в октябре фонда оплаты труда в целях налогообложения в состав расходов, уменьшающих базу налога на прибыль, можно принять уже 31 665,75 руб. представительских расходов. Из них 28 495,89 руб. уже было принято в предыдущих месяцах. Значит, в текущем месяце будет принято еще 3 169,86 руб.

Согласно данному расчету регламентная операция Закрытие счета 44 сформирует проводку. В бухгалтерском учете никаких расходов нет, так как расходы были полностью признаны в прошлом месяце. В налоговом учете с кредита счета 44.01 в дебет счета 90.07.1 будет списано 3 169,86 руб. И будет зарегистрирована отрицательная постоянная разница -3 169,86 руб.
Проводка регламентной операции Закрытие счета 44 представлена на Рис. 12.

Рис. 12

Регламентная операции Закрытие счета 44 признала по дебету счета 90.07.1 отрицательную постоянную разницу (ПР). Следовательно, в этом месяце будет начислен постоянный налоговый актив (ПНА), который уменьшит текущий налог на прибыль. Сумма ПНА рассчитывается по формуле:

ПНА = -ПР * СТнп = 3 169,86 руб. * 20% = 633,97 руб.

Справка-расчет и проводка регламентной операции Расчет налога на прибыль показаны на Рис. 13.

Рис. 13

С каждым последующим месяцем в организации будет увеличиваться фонд оплаты труда и признаваться в целях налогообложения прибыли соответствующая сумма представительских расходов. Таким образом, к концу года (налоговый период по налогу на прибыль) может быть признано расходов на сумму, равную 4% от годового фонда оплаты труда. Представительские расходы в целях налогообложения прибыли могут быть признаны полностью или частично.

Посмотрим, как обстоят дела в организации «Рассвет».

Справка-расчет регламентной операции Расчет долей списания косвенных расходов за декабрь представлена на Рис. 14.

Рис. 14

Исходя из годового фонда оплаты труда в целях налогообложения в состав расходов, уменьшающих базу налога на прибыль, можно принять 38 000 руб. представительских расходов из 45 000 руб., то есть 7 000 руб. к расходам уже никогда приняты не будут. В предыдущих месяцах принято расходов 34 830,14 руб., в текущем месяце будет принято 3 169,86 руб. Из всех этих цифр нас сейчас больше всего интересует первая − общая сумма признанных в целях налогообложения прибыли представительских расходов.

За год признано представительских расходов 38 000 руб., за девять месяцев года − 28 495,89 руб. Значит, в четвертом квартале признано 9 504,11 руб. расходов. Следовательно, исходя из признанной в четвертом квартале суммы представительских расходов, организация может принять в четвертом квартале к вычету еще НДС в сумме 1 710,74 руб. (9 504,11 руб. * 18%).

Для выполнения данной операции мы, так же как и в прошлом квартале, воспользуемся документом Формирование записей книги покупок. При заполнении в графе Сумма отражается остаток по счету-фактуре (то, что еще не принято к вычету). Если бы по итогам налогового периода представительские расходы были бы приняты полностью, эта сумма нам бы подошла. Но нам, к сожалению, сумму опять придется изменить.

Заполнение и проводка документа Формирование записей книги покупок показаны на Рис. 15.

Рис. 15

После всех проделанных нами операций с НДС по счету-фактуре по представительским расходам остался не принятый к вычету НДС в сумме 1 260 руб. (8 100 руб. - 5 129,26 руб. - 1 710,74 руб.).

В бухгалтерском учете придется списать эту сумму на расходы. Обычно выделенный и не принятый к вычету НДС в бухгалтерском учете включается в состав прочих расходов, но в данном случае такой НДС можно рассматривать как часть затрат на организацию мероприятий, связанных с продажей товаров, и включить в состав расходов на продажу.

В целях налогообложения, в соответствии с п. 1 ст. 170 НК РФ, суммы налога, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), не включаются в расходы, принимаемые к вычету при исчислении налога на прибыль организаций. Из данного правила есть исключения. Они предусмотрены п. п. 2 и 2.1 этой же статьи. Но случай с представительскими расходами там не упоминается.

Для выполнения данной операции воспользуемся документом Списание НДС.

Табличную часть на закладке Приобретенные ценности удобно автоматически заполнить по поступлению (документ Поступление, с помощью которого была оприходована услуга). Необходимо изменить только графу Сумма, указав в ней сумму не признанных в целях налогообложения представительских расходов (7 000 руб.). Списываемая сумма НДС (1 260 руб.) рассчитается автоматически.

На закладке Счет списания укажем счет 44.01, а в качестве аналитики выберем (создадим) статью затрат с видом расхода Не учитываемые в целях налогообложения.

При проведении документ в бухгалтерском учете спишет сумму НДС с кредита счета 19.04 в дебет счета 44.01. В налоговом учете никаких расходов нет, поэтому будет сформирована соответствующая постоянная разница. Счет НЕ — это накопительный налоговый счет, на котором в течение года регистрируются не принимаемые в целях налогообложения доходы и расходы. Также документ спишет регистр накопления НДС предъявленный, поэтому этот НДС больше никогда не попадет в книгу покупок.

Документ Списание НДС и результат его проведения показаны на Рис. 16.

Рис. 16

Необходимо будет перезакрыть месяц.

Регламентная операция Закрытие счета 44 сформирует в части нашего примера две проводки. Во-первых, признает в налоговом учете представительские расходы за декабрь месяц и соответствующую отрицательную постоянную разницу. Во-вторых, в бухгалтерском учете признает расходы по списанному НДС и соответствующую положительную постоянную разницу.

Проводки регламентной операции Закрытие счета 44 представлены на Рис. 17.

Рис. 17

В нашем примере отрицательная постоянная разница больше положительной, поэтому в декабре будет начислен постоянный налоговый актив.

Справка-расчет и проводка регламентной операции Расчет налога на прибыль показаны на Рис. 18.

Рис. 18

Как мы уже определили, в налоговом периоде в целях налогообложения прибыли не признано 7 000 руб. представительских расходов. Это дебетовое сальдо счета 44.01 по налоговому учету и соответствующая отрицательная постоянная разница. Что же произойдет с этими суммами?

Регламентная операция Реформация баланса при выполнении операции закрытия года по налоговому учету спишет эти суммы без признания расходов.

Проводка регламентной операции показана на Рис. 19.

Рис. 19

Посмотрим декларацию по налогу на прибыль.

Никаких специальных строк для представительских расходов в декларации не предусмотрено. Представительские расходы в целях налогообложения прибыли относятся к косвенным расходам. Они включаются в сумму по строке 040 «Косвенные расходы — всего» Приложения 2 к Листу 02.

Фрагмент декларации по налогу на прибыль за год с расшифровкой строки 040 показан на Рис. 20.