logo
Ю-Софт. Всегда с Вами

РАБОТАЕМ С 1993 ГОДА

Горячая линия

(495) 956-08-80

1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 - Учет представительских расходов

Наша сегодняшняя статья посвящена представительским расходам.

Развернутое определение представительских расходов содержится в п. 2 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ). В соответствии с вышеназванным пунктом к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Представительские расходы в целях налогообложения прибыли относятся к нормируемым расходам. В соответствии с тем же п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Имеются особенности и в применении налоговых вычетов по НДС. В соответствии с п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы налога по представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.

С законодательством все понятно. Осталось разобраться, как вышеназванные положения реализованы в программе 1С: Бухгалтерия 8 редакция 3.0.

Рассмотрим пример.

Организация «Рассвет» применяет общий режим налогообложения – метод начисления и ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций». Организация является плательщиком НДС. Организация занимается торговой деятельностью.

В сентябре 2018 г. в организации был устроен официальный прием для проведения переговоров с представителями покупателей. Стоимость приема, проведенного привлеченной организацией общественного питания, составляет 53 100 руб., в том числе НДС 8 100 руб. На приобретенные услуги от поставщика получены акт и счет-фактура.

Затраты на организацию официального приема для проведения переговоров с контрагентами в бухгалтерском учете включаются в состав расходов по обычным видам деятельности в качестве расходов на продажу. Расходы признаются в полном объеме в периоде подписания акта. В бухгалтерском учете в данном случае может использоваться счет затрат 44.01 «Издержки обращения в организациях, осуществляющих торговую деятельность».

В целях налогообложения прибыли данные затраты относятся к представительским расходам и включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ) в сумме, как мы уже говорили, не превышающей 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Нормировка представительских расходов в целях налогообложения в программе производится автоматически при закрытии месяца. Но для того чтобы эта нормировка произошла, бухгалтеру при отнесении затрат на счета бухгалтерского учета необходимо использовать правильную статью затрат. Реквизит Вид расхода в статье затрат должен иметь значение Представительские расходы.

Используемый в примере элемент справочника Статьи затрат показан на Рис. 1.

1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 - Учет представительских расходов

Рис. 1

Для отражения в программе факта приобретения услуги воспользуемся документом Поступление (акты, накладные) с видом операции Услуги.

В «шапке» документа укажем контрагента — организацию общественного питания и договор с ним.

В табличной части выберем соответствующую номенклатуру с видом Услуги, укажем ее стоимость и ставку НДС. В качестве счета учета в бухгалтерском и налоговом учете выберем счет 44.01 с аналитикой (статьей затрат) Представительские расходы. Укажем счет учета НДС − 19.04 «НДС по приобретенным услугам» (в настроенной программе счет 19.04 установится автоматически).

В «подвале» документа зарегистрируем полученный от поставщика счет-фактуру (создадим документ Счет-фактура полученный).

При проведении документ учтет по дебету счета 44.01 в бухгалтерском и налоговом учете 45 000 руб. представительских расходов и выделит на счет 19.04 НДС в сумме 8 100 руб. В целях дальнейшего формирования книги покупок документ сформирует запись в специальный регистр накопления по учету НДС − НДС предъявленный.

Документ Поступление и результат его проведения показаны на Рис. 2.

1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 - Учет представительских расходов

Рис. 2

Так как в соответствии с п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам подлежит только сумма НДС, которая относится к принятым в целях налогообложения прибыли представительским расходам (а мы пока не знаем, сколько у нас будет таких расходов), необходимо не забыть заглянуть в документ Счет-фактура полученный и снять флажок Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения (если он установлен). При снятом флажке документ не формирует бухгалтерскую проводку по вычету НДС и запись в книгу покупок. Эти действия необходимо выполнить позже.

Документ Счет-фактура полученный показан на Рис. 3.

1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 - Учет представительских расходов

Рис. 3

При закрытии месяца расчетом сумм, принимаемых к расходам в целях налогообложения прибыли по нормируемым расходам, занимается регламентная операция Расчет долей списания косвенных расходов. Данная регламентная операция не формирует никаких бухгалтерских проводок. Поэтому давайте закроем месяц сентябрь и посмотрим справку-расчет этой регламентной операции. Нас сейчас интересует только строка по представительским расходам.

Справка-расчет представлена на Рис. 4.

1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 - Учет представительских расходов

Рис. 4

Справка-расчет нам сообщает, что у нас есть 45 000 руб. представительских расходов, но исходя из фонда оплаты труда в целях налогообложения в состав расходов, уменьшающих базу налога на прибыль, может быть принято только 28 495,89 руб. Вышеназванная сумма в этом месяце должна быть включена в состав расходов, а на остаток 16 504,11 руб. (45 000 руб. - 28 495,89 руб.) должна быть сформирована постоянная разница.

К сожалению, в справке-расчете отсутствует база для нормирования − сумма расходов по оплате труда. Поэтому, чтобы проверить правильность произведенного программой расчета (а заодно и правильность отражения расходов на оплату труда в учете), обратимся к регистрам налогового учета.

Первый регистр, который нас интересует, так и называется: «Расходы на оплату труда» (Рис. 5).

1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 - Учет представительских расходов

Рис. 5

Из данного регистра мы видим, что сумма расходов на оплату труда в организации за 9 месяцев составляет 675 000 руб.

Если в нашей организации имеет место добровольное личное страхование сотрудников (п. 16 ст. 255 НК РФ), то нас интересует еще один регистр налогового учета с названием «Расходы на добровольное страхование» (Рис. 6).

1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 - Учет представительских расходов

Рис. 6

Сумма расходов на добровольное страхование в организации за 9 месяцев составляет 37 397,26 руб.

Итого общая сумма расходов на оплату труда составляет 712 397,26 руб.

Проверим расчет: 712 397,26 рублей * 4% = 28 495,89 руб. Все верно!

В зависимости от выбора бухгалтерского счета отнесения затрат проводки, в соответствии с рассчитанным результатом нормирования могут формировать регламентные операции Закрытие счетов 20, 23, 25, 26 и Закрытие счета 44. Мы учитывали представительские расходы на счете 44.01, поэтому в нашем примере проводка по результатам нормирования будет сформирована регламентной операцией Закрытие счета 44.

В бухгалтерском учете с кредита счета 44.01 в дебет счета 90.07.1 «Расходы на продажу» будет списано 45 000 руб. (расходы признаны полностью), а в налоговом учете − 28 495,89 руб. (4% от расходов на оплату труда). И, соответственно, в проводке будет зарегистрирована постоянная разница в сумме 16 504,11 руб.

Проводка регламентной операции Закрытие счета 44 представлена на Рис. 7.

1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 - Учет представительских расходов

Рис. 7

Как следствие, на счете 44.01 по статье Представительские расходы после закрытия месяца в налоговом учете останется сальдо в сумме 16 504,11 руб. (и соответствующая постоянная разница со знаком минус). Эта сумма представительских расходов еще может быть принята к расходам в целях налогообложения прибыли в последующих отчетных и налоговом периодах.

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 44.01 представлена на Рис. 8.

1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 - Учет представительских расходов

Рис. 8

Регламентная операция Закрытие счета 44 признала по дебету счета 90.07.1 положительную постоянную разницу (ПР). Следовательно, в этом месяце, в соответствии с ПБУ 18/02, будет начислено постоянное налоговое обязательство (ПНО), которое увеличит текущий налог на прибыль. Сумма ПНО рассчитывается по следующей формуле:

ПНО = ПР * СТнп = 16 504,11 руб. * 20% = 3 300,82 руб.

Справка-расчет и проводка регламентной операции Расчет налога на прибыль показаны на Рис. 9.

1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 - Учет представительских расходов

Рис. 9

Вот теперь, после закрытия месяца, мы знаем сумму представительских расходов, учитываемых в целях налогообложения в составе расходов, уменьшающих базу налога на прибыль. И только теперь мы можем заняться вычетом по НДС. Данной сумме расходов соответствует сумма НДС в размере 5 129,26 руб. (28 495.89 руб. * 18%).

Для принятия к вычету рассчитанной суммы НДС по представительским расходам воспользуемся регламентным документом по НДС Формирование записей книги покупок.

Табличную часть Приобретенные ценности удобно заполнить с помощью соответствующей кнопки. Строки, относящиеся к представительским расходам, легко определить по соответствующему виду ценности. У нас в примере все просто − строка всего одна. Поэтому в графе Сумма необходимо указать сумму признанных в целях налогообложения представительских расходов. Соответствующая сумма НДС рассчитается автоматически. Если бы у нас было несколько счетов-фактур по представительским расходам, то сумму признанных в целях налогообложения представительских расходов пришлось бы делить по всем счетам-фактурам пропорционально сумме счета-фактуры.

Заполнение и проводка документа Формирование записей книги покупок, в части нашего примера, показаны на Рис. 10.

1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 - Учет представительских расходов

Рис. 10

А теперь мы посмотрим, что же будет происходить с представительскими расходами дальше.

Наступил следующий месяц. Была начислена заработная плата сотрудникам, признаны расходы на добровольное страхование. Расходы на оплату труда в организации «Рассвет» за 10 месяцев составляют 791 643,84 руб. Причем других представительских расходов в организации больше не было.

Справка-расчет регламентной операции Расчет долей списания косвенных расходов за октябрь представлена на Рис. 11.

1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 - Учет представительских расходов

Рис. 11

Исходя из увеличившегося в октябре фонда оплаты труда в целях налогообложения в состав расходов, уменьшающих базу налога на прибыль, можно принять уже 31 665,75 руб. представительских расходов. Из них 28 495,89 руб. уже было принято в предыдущих месяцах. Значит, в текущем месяце будет принято еще 3 169,86 руб.

Согласно данному расчету регламентная операция Закрытие счета 44 сформирует проводку. В бухгалтерском учете никаких расходов нет, так как расходы были полностью признаны в прошлом месяце. В налоговом учете с кредита счета 44.01 в дебет счета 90.07.1 будет списано 3 169,86 руб. И будет зарегистрирована отрицательная постоянная разница -3 169,86 руб.
Проводка регламентной операции Закрытие счета 44 представлена на Рис. 12.

1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 - Учет представительских расходов

Рис. 12

Регламентная операции Закрытие счета 44 признала по дебету счета 90.07.1 отрицательную постоянную разницу (ПР). Следовательно, в этом месяце будет начислен постоянный налоговый актив (ПНА), который уменьшит текущий налог на прибыль. Сумма ПНА рассчитывается по формуле:

ПНА = -ПР * СТнп = 3 169,86 руб. * 20% = 633,97 руб.

Справка-расчет и проводка регламентной операции Расчет налога на прибыль показаны на Рис. 13.

1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 - Учет представительских расходов

Рис. 13

С каждым последующим месяцем в организации будет увеличиваться фонд оплаты труда и признаваться в целях налогообложения прибыли соответствующая сумма представительских расходов. Таким образом, к концу года (налоговый период по налогу на прибыль) может быть признано расходов на сумму, равную 4% от годового фонда оплаты труда. Представительские расходы в целях налогообложения прибыли могут быть признаны полностью или частично.

Посмотрим, как обстоят дела в организации «Рассвет». 

Справка-расчет регламентной операции Расчет долей списания косвенных расходов за декабрь представлена на Рис. 14.

1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 - Учет представительских расходов

Рис. 14

Исходя из годового фонда оплаты труда в целях налогообложения в состав расходов, уменьшающих базу налога на прибыль, можно принять 38 000 руб. представительских расходов из 45 000 руб., то есть 7 000 руб. к расходам уже никогда приняты не будут. В предыдущих месяцах принято расходов 34 830,14 руб., в текущем месяце будет принято 3 169,86 руб. Из всех этих цифр нас сейчас больше всего интересует первая − общая сумма признанных в целях налогообложения прибыли представительских расходов.

За год признано представительских расходов 38 000 руб., за девять месяцев года − 28 495,89 руб. Значит, в четвертом квартале признано 9 504,11 руб. расходов. Следовательно, исходя из признанной в четвертом квартале суммы представительских расходов, организация может принять в четвертом квартале к вычету еще НДС в сумме 1 710,74 руб. (9 504,11 руб. * 18%).

Для выполнения данной операции мы, так же как и в прошлом квартале, воспользуемся документом Формирование записей книги покупок. При заполнении в графе Сумма отражается остаток по счету-фактуре (то, что еще не принято к вычету). Если бы по итогам налогового периода представительские расходы были бы приняты полностью, эта сумма нам бы подошла. Но нам, к сожалению, сумму опять придется изменить.

Заполнение и проводка документа Формирование записей книги покупок показаны на Рис. 15.

1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 - Учет представительских расходов

Рис. 15

После всех проделанных нами операций с НДС по счету-фактуре по представительским расходам остался не принятый к вычету НДС в сумме 1 260 руб. (8 100 руб. - 5 129,26 руб. - 1 710,74 руб.).

В бухгалтерском учете придется списать эту сумму на расходы. Обычно выделенный и не принятый к вычету НДС в бухгалтерском учете включается в состав прочих расходов, но в данном случае такой НДС можно рассматривать как часть затрат на организацию мероприятий, связанных с продажей товаров, и включить в состав расходов на продажу. 

В целях налогообложения, в соответствии с п. 1 ст. 170 НК РФ, суммы налога, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), не включаются в расходы, принимаемые к вычету при исчислении налога на прибыль организаций. Из данного правила есть исключения. Они предусмотрены п. п. 2 и 2.1 этой же статьи. Но случай с представительскими расходами там не упоминается.

Для выполнения данной операции воспользуемся документом Списание НДС.

Табличную часть на закладке Приобретенные ценности удобно автоматически заполнить по поступлению (документ Поступление, с помощью которого была оприходована услуга). Необходимо изменить только графу Сумма, указав в ней сумму не признанных в целях налогообложения представительских расходов (7 000 руб.). Списываемая сумма НДС (1 260 руб.) рассчитается автоматически.

На закладке Счет списания укажем счет 44.01, а в качестве аналитики выберем (создадим) статью затрат с видом расхода Не учитываемые в целях налогообложения.

При проведении документ в бухгалтерском учете спишет сумму НДС с кредита счета 19.04 в дебет счета 44.01. В налоговом учете никаких расходов нет, поэтому будет сформирована соответствующая постоянная разница. Счет НЕ — это накопительный налоговый счет, на котором в течение года регистрируются не принимаемые в целях налогообложения доходы и расходы. Также документ спишет регистр накопления НДС предъявленный, поэтому этот НДС больше никогда не попадет в книгу покупок.

Документ Списание НДС и результат его проведения показаны на Рис. 16.

1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 - Учет представительских расходов

Рис. 16

Необходимо будет перезакрыть месяц.

Регламентная операция Закрытие счета 44 сформирует в части нашего примера две проводки. Во-первых, признает в налоговом учете представительские расходы за декабрь месяц и соответствующую отрицательную постоянную разницу. Во-вторых, в бухгалтерском учете признает расходы по списанному НДС и соответствующую положительную постоянную разницу. 

Проводки регламентной операции Закрытие счета 44 представлены на Рис. 17.

1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 - Учет представительских расходов

Рис. 17

В нашем примере отрицательная постоянная разница больше положительной, поэтому в декабре будет начислен постоянный налоговый актив.

Справка-расчет и проводка регламентной операции Расчет налога на прибыль показаны на Рис. 18.

1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 - Учет представительских расходов

Рис. 18

Как мы уже определили, в налоговом периоде в целях налогообложения прибыли не признано 7 000 руб. представительских расходов. Это дебетовое сальдо счета 44.01 по налоговому учету и соответствующая отрицательная постоянная разница. Что же произойдет с этими суммами?

Регламентная операция Реформация баланса при выполнении операции закрытия года по налоговому учету спишет эти суммы без признания расходов.

Проводка регламентной операции показана на Рис. 19.

1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 - Учет представительских расходов

Рис. 19

Посмотрим декларацию по налогу на прибыль.

Никаких специальных строк для представительских расходов в декларации не предусмотрено. Представительские расходы в целях налогообложения прибыли относятся к косвенным расходам. Они включаются в сумму по строке 040 «Косвенные расходы — всего» Приложения 2 к Листу 02.

Фрагмент декларации по налогу на прибыль за год с расшифровкой строки 040 показан на Рис. 20.

1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 - Учет представительских расходов

Рис. 20

 

Консультации по работе с программой 1С

Сервис открыт специально для клиентов, работающих с программой 1С разных конфигураций или находящихся на информационно-техническом сопровождении (ИТС). Задайте свой вопрос, и мы с удовольствием на него ответим! Обязательным условием для получения консультации является наличие действующего договора ИТС Проф . Исключением являются Базовые версии ПП 1С (8 версия). Для них наличие договора не обязательно.

Фишки 1С

© Единый центр правовой поддержки «Ю-Софт» Помощь по сайту
Центр контроля качества