1С: подарок работнику, предусмотренный трудовым договором

В данной статье мы рассмотрим как отразить в программе 1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 приобретение и передачу работнику ценного подарка в качестве стимулирующей выплаты за высокие производственные результаты.

Заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда.

Системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов, доплат и надбавок компенсационного характера, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права ( ст. 135 Трудового Кодекса Российской Федерации (ТК РФ)).

В соответствии со ст. 191 ТК РФ, работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценными подарками , почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии) .

Причем в соответствии с ст. 131 ТК РФ , доля заработной платы, выплачиваемой в не денежной форме, не может превышать 20% от начисленной месячной заработной платы.

Рассмотрим пример.

Организация «Рассвет» применяет общий режим налогообложения – метод начисления и ПБУ 18/02 «Расчет налога на прибыль организаций» .

14 апреля 2014 года организацией был приобретен ценный подарок для вручения за трудовые достижения работнику Иванову И. И. стоимостью 4.720 рублей в т.ч. НДС 18% (720 рублей). Продавцом подарка был предъявлен счет-фактура.

В организации «Рассвет» , в соответствии с действующей системой оплаты труда и коллективным договором, награждение работников ценными подарками относится к стимулирующим выплатам. Подарки оцениваются по рыночным ценам. Организация имеет письменное заявление работника о согласии получить поощрительную выплату в натуральной форме. Следовательно, стоимость ценного подарка работнику является составной частью его заработной платы.

18 апреля 2014 года, в соответствии с приказом руководителя организации, ценный подарок был торжественно вручен вышеуказанному работнику.

Иванов И. И. выполняет свои трудовые обязанности в Дирекции. В бухгалтерском учете расходы на его оплату труда относятся к общехозяйственным расходам.

В рассматриваемой ситуации приобретенное организацией имущество изначально предназначено для передачи работнику в качестве ценного подарка. Так как организация использует ценный подарок для погашения обязательства по оплате труда, то затраты на приобретение подарка формируют стоимость актива. Поскольку подарок передается работнику на возмездной основе (погашение обязательства по оплате труда), большинство консультантов считает, что он может быть принят к бухгалтерскому учету в качестве такого вида активов, как товары, приобретенные для перепродажи.

Передача права собственности на имущество одним лицом (организация) другому лицу (работнику) на возмездной основе признается реализацией имущества (п. 1 ст. 39 Налогового Кодекса Российской Федерации (НК РФ)) и в соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ облагается НДС. Следовательно, подарок приобретается для облагаемой НДС операции, и поэтому предъявленная продавцом подарка сумма НДС, в соответствии с пп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ, при наличии счета-фактуры, принимается к вычету.

Для отражения в программе факта приобретения ценного подарка удобно воспользоваться документом Поступлении товаров и услуг с операцией Товары .

В табличной части документа указывается соответствующая номенклатура (товар) и ее стоимость. В качестве счета учета выбирается счет 4 1.01 «Товары на складах».

В «подвале» документа регистрируется полученный от поставщика счет-фактура.

При проведении документ учтет в бухгалтерском и налоговом учете по дебету счета 4 1.01 стоимость без НДС приобретенного подарка и выделит на счет 19.03 предъявленную поставщиком сумму НДС.

Для последующего формирования записи в книгу покупок документ сформирует запись в регистре накопления по учету НДС «НДС Предъявленный» .

Пример заполнения соответствующего документа Поступление товаров и услуг и результат его проведения приведены на Рис. 1.

Рис. 1

18 апреля 2014 года руководителем организации был подписан приказ о поощрении работника, и ценный подарок был торжественно вручен Иванову И. И.

На основании приказа руководителя должна быть составлена Бухгалтерская справка по начислению работнику стимулирующей выплаты.

Поскольку работник исполняет свои трудовые обязанности в подразделении Дирекция и его заработная плата включается в состав общехозяйственных расходов, в качестве счета дебета выбирается счет 26 «Общехозяйственные расходы» и указывается его аналитика: подразделение и статья затрат — Оплата труда . В качестве счета кредита выбирается счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и заполняется его аналитика: работник и вид начислений оплаты труда — пп. 2 ст. 255 НК РФ (Начисления стимулирующего характера) . В качестве суммы начисления указывается стоимость ценного подарка с учетом НДС (рыночная стоимость).

Награждение работника ценным подарком является оплатой его труда и предусмотрено положением об оплате труда, коллективным договором, поэтому стоимость подарка соответствует пп. 2 ст. 255 НК РФ (мы это уже указали) и учитывается в целях налогообложения по налогу на прибыль.

Заполненная Бухгалтерская справка представлена на Рис. 2.

Рис. 2

Особый порядок отражения в бухгалтерском учете операций по оплате труда в натуральной форме нормативно не установлен. По мнению консультантов, такая операция может рассматриваться, как реализация имущества работнику в счет причитающейся ему заработной платы.

Как мы уже отмечали, реализация имущества на территории РФ облагается НДС, поэтому на дату передачи ценного подарка работнику у организации возникает налоговая база по НДС. При оплате труда в натуральной форме налоговая база по НДС определяется как стоимость имущества, по которой имущество передается работнику, за вычетом НДС ( п.2 ст. 154 НК РФ ).

При передаче имущества в качестве оплаты труда в натуральной форме, организация составляет счет-фактуру в общеустановленном порядке.

Для отражения в программе передачи ценного подарка сотруднику можно воспользоваться документом Реализация товаров и услуг с операцией Товары .

В «шапке» документа указывается контрагент — работник Иванов И. И. и фиктивный договор с ним.

В табличной части указывается номенклатура — ценный подарок и его стоимость.
С помощью кнопки «Выписать счет-фактуру» создается документ Счет-фактура выданный .

При проведении документ в бухгалтерском и налоговом учете спишет с кредита счета 4 1.01 в дебет счета 90.02.1 «Себестоимость продаж по деятельности с основной системой налогообложения» стоимость ценного подарка. В корреспонденции с дебитом счета 62.01 «Расчеты с покупателями и заказчиками» признает выручку – 90.01.1 «Выручка по деятельности с основной системой налогообложения» . Начислит в бухгалтерском учете по кредиту счета 68.02 НДС.

Документ также сформирует запись в книгу продаж (регистр накопления НДС Продажи) .

Пример документа Реализация товаров и услуг и результат его проведения показаны на Рис. 3.

Рис. 3

В проводках, которые автоматически сформировал документ, нас не устраивает только счет дебета во второй проводке — 62.01 «Расчеты с покупателями и заказчиками» . На его месте должен находиться счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Можно произвести ручную корректировку движений документа, но в данном случае правильнее будет сформировать корректирующую бухгалтерскую справку.

В созданной Бухгалтерской справке необходимо сторнировать не устраивающую нас проводку и сформировать новую, где в качестве счета дебета необходимо указать счет 70 .
Корректирующая Бухгалтерская справка представлена на Рис. 4.

Рис. 4

Доход работника в виде ценного подарка за высокие производственные результаты квалифицируется, как доход, полученный им в виде оплаты труда в натуральной форме и, в соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ , облагается НДФЛ. В соответствии с п. 1 ст. 211 НК РФ , при получении налогоплательщиком дохода в натуральной форме в виде товаров, налоговая база определяется как стоимость этих товаров. При этом в стоимость таких товаров включается соответствующая сумма НДС.

Поскольку передача работнику подарка производится в рамках трудовых отношений, то в соответствии с п. 1 ст. 7 Федерального закона № 212-ФЗ «О страховых взносах в пенсионный фонд Российской Федерации, фонд социального страхования Российской Федерации, федеральный фонд обязательного медицинского страхования» и в соответствии с п. 1 ст. 20.1 Федерального закона № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» , такое вознаграждение является объектом обложения страховыми взносами.

Для автоматического исчисления и начисления НДФЛ и страховых взносов, в программе необходимо создать специальное начисление , назовем его — Подарок за производственные результаты .

В этом начислении необходимо выбрать соответствующий код НДФЛ — 2530 «Оплата труда в натуральной форме» и указать, что доход целиком облагается страховыми взносами. В целях налогообложения по налогу на прибыль следует указать пп. 2 ст. 255 НК РФ «Начисления стимулирующего характера». И надо обязательно включить флажок «Доход в натуральной форме», так как при включенном флажке не формируются проводки по начислению зарплаты.

Пример соответствующего начисления показан на Рис. 5.

Рис. 5

При начислении заработной платы за апрель 2014 года, дополнительно к окладу (допустим, оклад работника Иванова составляет 30.000 рублей и никакими налоговыми вычетами он не пользуется) необходимо указать созданное нами начисление и его размер - 4.720 рублей. Документ Начисление зарплаты исчислит соответствующую сумму НДФЛ и суммы страховых взносов:

НДФЛ = (30.000 руб. + 4.720 руб. ) * 13% = 4.514 руб.
ПФР = (30.000 руб. + 4.720 руб. ) * 22% = 7.638,40 руб.
ФСС = (30.000 руб. + 4.720 руб. ) * 2,9% = 1.006,88 руб.
ФФОМС = (30.000 руб. + 4.720 руб. ) * 5,1% = 1.770,72 руб.
ФСС(нс и пз) = (30.000 руб. + 4.720 руб. ) * 0,2% = 69,44 руб.

Пример документа Начисление зарплаты за апрель 2014 года показан на Рис. 6.

Рис. 6

При проведении документ в бухгалтерском и налоговом учете сформирует проводку по начислению заработной платы, причем, обратите внимание, начисляется только сумма оклада. Начислит НДФЛ и начислит страховые взносы, а также сделает записи в необходимые регистры накопления.

Результат проведения документа Начисление зарплаты показан на Рис. 7.

Рис. 7

При выплате заработной платы за апрель 2014 года, в документе Ведомость в кассу автоматически будет заполнена сумма к выплате без учета стоимости ценного подарка и с учетом удержанного НДФЛ:

К выплате = Оклад (30.000 руб.) - НДФЛ (4.514 руб.) = 25.486 руб.

Документ Ведомость в кассу и результат проведения созданного на его основании документа Расходный кассовый ордер показаны на Рис. 8.

Рис. 8

Корректность выполненных нами операций по учету НДФЛ подтверждает Регистр налогового учета по НДФЛ . На рисунке 9 показан фрагмент данного регистра для физического лица Иванова И. И. за первые четыре месяца 2014 года.

Рис. 9

Корректность начисленных сумм страховых взносов подтверждает Карточка учета страховых взносов . На рисунке 10 показана карточка по работнику Иванову И. И. за первые четыре месяца 2014 года.